Ob Sie in Österreich Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder mit einer Bilanz nach UGB ermitteln, entscheidet über den Aufwand der laufenden Buchhaltung, über den Zeitpunkt der Steuerwirkung und letztlich auch über die Höhe Ihrer Vorauszahlungen. Die Wahl ist nicht immer frei: Ab bestimmten Umsatzgrenzen wird die doppelte Buchführung zur Pflicht. Dieser Leitfaden zeigt, wann welche Form der Gewinnermittlung gilt, welche Vor- und Nachteile sie hat und worauf Sie beim Wechsel achten müssen.
Was die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz EAR oder E/A-Rechnung) ist die einfachere Form der Gewinnermittlung. Der Gewinn ergibt sich aus der Differenz zwischen den zugeflossenen Betriebseinnahmen und den abgeflossenen Betriebsausgaben. Maßgeblich ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme wirkt sich erst dann aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist, eine Ausgabe erst dann, wenn sie bezahlt wurde.
Eine vollständige Bilanz mit Inventur, Forderungen und Verbindlichkeiten ist nicht erforderlich. Es genügt eine geordnete Aufzeichnung der Belege sowie ein Anlageverzeichnis für abnutzbare Wirtschaftsgüter. Welche Posten als abzugsfähig gelten, fassen die Betriebsausgaben im Überblick zusammen.
Was die Bilanzierung ist
Bei der Bilanzierung wird der Gewinn durch doppelte Buchführung und einen Betriebsvermögensvergleich ermittelt. Statt nur Zahlungen zu erfassen, werden Geschäftsfälle periodengerecht abgegrenzt: Eine Leistung wirkt sich im Jahr ihrer Erbringung aus, unabhängig davon, wann bezahlt wird.
Der Abschluss besteht aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, ergänzt um Inventur, Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen. Grundlage ist der Einheitskontenrahmen (EKR), der die Konten systematisch gliedert. Wie ein solcher Abschluss aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag dazu, eine Bilanz nach UGB erstellen zu können.
Umsatzgrenzen für die Buchführungspflicht
Die Frage, ob Sie bilanzieren müssen, hängt von Rechtsform und Umsatz ab. Für Kapitalgesellschaften wie die GmbH gilt die doppelte Buchführung ohnehin verpflichtend, unabhängig vom Umsatz. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften greift die Rechnungslegungspflicht nach UGB erst, wenn der Umsatz die gesetzliche Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreitet.
| Merkmal | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | Bilanz nach UGB |
|---|---|---|
| Prinzip | Zufluss-Abfluss | Periodenabgrenzung |
| Pflicht ab | unterhalb der Umsatzgrenze | ab Überschreiten der Schwelle |
| GmbH | nicht zulässig | verpflichtend |
| Inventur | nur Anlageverzeichnis | volle Inventur |
| Aufwand | gering | hoch |
Die genauen Schwellenwerte gibt das BMF vor und kann sich ändern. Prüfen Sie daher im Zweifel den aktuellen Stand, bevor Sie sich festlegen. Wer ein Unternehmen neu aufbaut, findet die Grundlagen im Beitrag dazu, ein Einzelunternehmen gründen zu können.
Vor- und Nachteile
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung punktet mit Einfachheit:
- deutlich geringerer Aufwand in der laufenden Buchhaltung
- keine Inventur und keine Rückstellungen
- Liquiditätssteuerung über den Zahlungszeitpunkt möglich
- gut geeignet für kleine Betriebe und Dienstleister
Die Bilanzierung bietet dafür ein vollständigeres Bild:
- periodengerechter, aussagekräftiger Gewinnausweis
- Forderungen und Verbindlichkeiten sind jederzeit sichtbar
- bessere Grundlage für Banken, Investoren und Planung
- Pflicht zur Einreichung beim Firmenbuch bei Kapitalgesellschaften
Der Preis dafür ist höherer Aufwand und mehr formale Pflichten gegenüber dem Finanzamt.
Wechsel der Gewinnermittlung
Ein Wechsel zwischen den Methoden ist nicht beliebig möglich. Er erfolgt entweder, weil die Umsatzgrenze überschritten wurde, oder freiwillig, etwa bei einem Wechsel der Rechtsform. Beim Übergang muss eine Übergangsgewinnermittlung erstellt werden, damit weder Einnahmen noch Ausgaben doppelt oder gar nicht erfasst werden.
Typische Korrekturen betreffen offene Forderungen, noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen und Warenvorräte. Diese werden beim Wechsel zur Bilanzierung erstmals erfasst und können den ausgewiesenen Gewinn des Übergangsjahres deutlich beeinflussen. Eine saubere Planung mit der Umsatzsteuer (USt) und den Konten ist hier entscheidend.
Steuerliche Wirkung
Beide Methoden führen über die gesamte Lebensdauer eines Betriebs zum gleichen Gesamtgewinn. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt, zu dem der Gewinn steuerlich wirksam wird. Bei der EAR können Sie über den Zahlungszeitpunkt von Ausgaben den Gewinn eines Jahres beeinflussen, bei der Bilanzierung ist das wegen der Periodenabgrenzung kaum möglich.
Für die Umsatzsteuer gilt das unabhängig von der Gewinnermittlung: Die laufende Erfassung und die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen bleibt in beiden Fällen Pflicht.
Beispiele
Ein IT-Freelancer als Einzelunternehmer unter der Umsatzgrenze rechnet mit der EAR. Stellt er im Dezember eine Rechnung, die erst im Jänner bezahlt wird, fällt der Gewinn ins Folgejahr.
Eine GmbH im Handel bilanziert von Beginn an. Die Dezember-Lieferung an einen Kunden erhöht den Gewinn bereits im alten Jahr, auch wenn die Zahlung erst später eingeht, und der offene Betrag erscheint als Forderung in der Bilanz.