Eine Kanzlei verwaltet Geld, das ihr nicht gehört: Kaufpreise bei Liegenschaftstransaktionen, Vergleichszahlungen, Kostenvorschüsse. Gleichzeitig verauslagt sie Gerichtsgebühren und Grundbuchgebühren für Mandanten und legt Honorarnoten nach Tarif oder Vereinbarung. Fehler bei der Trennung dieser Geldflüsse sind nicht nur ein Buchhaltungsproblem, sondern ein standesrechtliches.
Drei Arten von Geld
| Art | Wem es gehört | Buchhalterische Behandlung |
|---|---|---|
| Treuhandgeld | dem Mandanten oder Dritten | eigenes Anderkonto, kein Erlös, kein Aufwand |
| Barauslagen in fremdem Namen (Gerichtsgebühren, Eingaben) | wird vom Mandanten ersetzt | Durchlaufposten ohne Umsatzsteuer |
| Honorar | der Kanzlei | Erlös mit 20 % Umsatzsteuer |
Treuhandschaften
Treuhandgeld ist auf Anderkonten zu verwahren, die vom Kanzleikonto getrennt sind. Rechtsanwälte unterliegen dabei den Treuhandeinrichtungen der Rechtsanwaltskammern, die Treuhandschaften ab bestimmten Beträgen registrieren und kontrollieren. In der Kanzleibuchhaltung erscheint Treuhandgeld nicht als Umsatz; führen Sie für jedes Anderkonto ein Treuhandverzeichnis je Mandant und stimmen Sie es monatlich mit dem Kontoauszug ab.
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Barauslagen und Gerichtsgebühren
Gerichtsgebühren, Grundbuchsgebühren und Gebühren für Firmenbucheingaben, die die Kanzlei im Namen und auf Rechnung des Mandanten zahlt, sind durchlaufende Posten: Sie werden ohne Umsatzsteuer weiterverrechnet und nicht als Erlös gebucht. Fahrtkosten, Kopien oder Kurierdienste, die die Kanzlei selbst einkauft und weiterverrechnet, sind dagegen Teil des Honorars und unterliegen der Umsatzsteuer.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Durchlaufende Posten Gerichtsgebühren | 450 | |
| 2800 Bank | 450 | |
| Forderung Mandant | 450 | |
| Durchlaufende Posten Gerichtsgebühren | 450 |
Honorarnoten und Akontozahlungen
Viele Kanzleien legen Akontonoten für laufende Akten. Die Umsatzsteuer entsteht bei Anzahlungen bereits mit Vereinnahmung. Wird am Ende abgerechnet, sind die Akontozahlungen samt darauf entfallender Umsatzsteuer in der Schlussnote abzuziehen. Eine Auswertung offener Leistungen je Akt zeigt, wo Arbeit bereits erbracht, aber noch nicht abgerechnet wurde.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz
Rechtsanwälte sind als freier Beruf nicht nach UGB rechnungslegungspflichtig und ermitteln den Gewinn als Einzelanwalt meist durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Rechtsanwalts-GmbHs bilanzieren. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt das Zuflussprinzip: Ein Honorar ist Einnahme, wenn es bezahlt wird.
Typische Kanzleiaufwände
- Beiträge zur Rechtsanwaltskammer und zur Versorgungseinrichtung
- Berufshaftpflichtversicherung
- Rechtsdatenbanken und Kanzleisoftware
- Konzipienten und Kanzleipersonal
- Fortbildung
Kammer- und Versorgungsbeiträge sind Betriebsausgaben; die Grenzen und Details zur Absetzbarkeit klärt die Steuerberatung.
Monatsroutine
- Anderkonten mit dem Treuhandverzeichnis abstimmen.
- Durchlaufende Posten je Mandant prüfen und offene Ersätze abrechnen.
- Offene Honorarnoten und nicht abgerechnete Leistungen je Akt durchgehen.
- UVA mit Akontozahlungen und Schlussnoten abgleichen.
Zur Abgrenzung von Durchlaufposten lesen Sie Klärungs- und Durchlaufkonten, zu Anzahlungen Kundenanzahlungen.
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