Das Firmenbuch ist das öffentliche Verzeichnis aller eingetragenen Unternehmen in Österreich. Es wird bei den Landesgerichten geführt und schafft Transparenz darüber, wer hinter einem Unternehmen steht, wer es vertreten darf und wie es rechtlich aufgestellt ist. Wer ein Unternehmen gründet oder umstrukturiert, kommt früher oder später mit dem Firmenbuch in Berührung. Ob eine Eintragung verpflichtend ist, hängt vor allem von der gewählten Rechtsform und vom Umsatz ab. Dieser Leitfaden erklärt, wer sich eintragen lassen muss, welche Unterlagen nötig sind und mit welchen Kosten zu rechnen ist.
Was das Firmenbuch ist
Das Firmenbuch ersetzt das frühere Handelsregister und wird elektronisch geführt. Jeder Eintrag erhält eine eigene Firmenbuchnummer (FN), die ein Unternehmen eindeutig identifiziert. Im Firmenbuch sind unter anderem die Firma (also der Name), der Sitz, der Geschäftszweig, die vertretungsbefugten Personen und bei Kapitalgesellschaften das Stammkapital ersichtlich.
Das Firmenbuch ist öffentlich. Geschäftspartner, Banken oder Behörden können jederzeit einen Auszug abrufen und sich so ein verlässliches Bild verschaffen. Diese Publizität ist ein wesentlicher Grund, warum bestimmte Unternehmen zur Eintragung verpflichtet sind.
Eintragungspflichtige Unternehmen
Ob eine Eintragungspflicht besteht, regelt das UGB (Unternehmensgesetzbuch). Grundsätzlich gilt:
- Kapitalgesellschaften wie die GmbH und die AG entstehen erst mit der Eintragung ins Firmenbuch. Ohne Eintragung existiert die Gesellschaft rechtlich nicht.
- Personengesellschaften wie die OG und die KG sind ebenfalls eintragungspflichtig.
- Einzelunternehmen müssen sich eintragen lassen, sobald sie rechnungslegungspflichtig werden. Das ist der Fall, wenn der Umsatz die im UGB festgelegte Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreitet.
Wer noch unsicher ist, welche Form die passende ist, findet Orientierung im Vergleich von GmbH versus Einzelunternehmen.
Freiwillige Eintragung
Auch Unternehmen, die nicht eintragungspflichtig sind, können sich freiwillig ins Firmenbuch eintragen lassen. Das betrifft vor allem kleinere Einzelunternehmen unterhalb der Umsatzgrenze. Eine freiwillige Eintragung bringt einige Vorteile:
- Das Unternehmen darf eine eingetragene Firma führen, also einen Phantasienamen statt nur des bürgerlichen Namens.
- Die Eintragung wirkt seriös und schafft Vertrauen bei Geschäftspartnern.
- Bestimmte gesellschaftsrechtliche Gestaltungen werden erst durch die Eintragung möglich.
Wer sich freiwillig eintragen lässt, unterliegt damit allerdings auch den Pflichten des UGB, etwa der doppelten Buchführung. Das sollte vor der Entscheidung gut abgewogen werden.
Benötigte Unterlagen
Welche Dokumente nötig sind, hängt von der Rechtsform ab. Für eine GmbH sind die Anforderungen am umfangreichsten. Typischerweise werden benötigt:
| Unterlage | Einzelunternehmen | GmbH |
|---|---|---|
| Firmenbuchgesuch (Anmeldung) | ja | ja |
| Gesellschaftsvertrag bzw. Erklärung über die Errichtung | nein | ja |
| Musterzeichnung der vertretungsbefugten Personen | ja | ja |
| Bankbestätigung über das Stammkapital | nein | ja |
| Gesellschafterliste | nein | ja |
Die Musterzeichnung ist die notariell oder gerichtlich beglaubigte Unterschriftsprobe. Bei der GmbH kommt die Bestätigung der Bank hinzu, dass das Stammkapital eingezahlt wurde. Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Darstellung bietet der Leitfaden zu GmbH gründen: Kosten und Schritte.
Die Rolle des Notars
Bei Kapitalgesellschaften führt der Weg ins Firmenbuch fast immer über einen Notar. Der Gesellschaftsvertrag der GmbH muss notariell beurkundet werden, und auch die Anmeldung beim Firmenbuch läuft in der Regel über den Notar, der die Unterschriften beglaubigt und das Gesuch elektronisch einbringt.
Für einfache Standardgründungen einer GmbH gibt es in Österreich ein vereinfachtes Verfahren, das den Notaraufwand reduzieren kann. Bei Einzelunternehmen ist der Notar nicht zwingend erforderlich; hier genügt oft die beglaubigte Musterzeichnung, die auch beim Bezirksgericht erfolgen kann.
Kosten und Gebühren
Die Kosten setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:
- Gerichtsgebühren für die Eintragung ins Firmenbuch (Eintragungsgebühr und Eingabegebühr).
- Notarkosten für Beurkundung und Beglaubigung, deren Höhe sich nach dem Aufwand und der Komplexität richtet.
- Allfällige Kosten für Beratung durch Steuerberatung oder Anwalt.
Bei einem Einzelunternehmen bleiben die Kosten meist gering, da nur die Gerichtsgebühren und die Beglaubigung anfallen. Bei einer GmbH summieren sich Notar- und Gerichtsgebühren spürbar. Die genauen Sätze werden von Gerichten und Notaren nach den geltenden Tarifen verrechnet und sollten vorab eingeholt werden, da sie sich ändern können.
Laufende Änderungsmeldungen
Mit der Eintragung enden die Pflichten nicht. Änderungen, die das Firmenbuch betreffen, müssen gemeldet werden, damit die Daten aktuell bleiben. Dazu gehören etwa:
- Wechsel der Geschäftsführung oder der vertretungsbefugten Personen
- Sitzverlegung oder Änderung der Geschäftsanschrift
- Änderungen am Gesellschaftsvertrag oder am Stammkapital
- Wechsel von Gesellschaftern bei der GmbH
Eine zentrale wiederkehrende Pflicht ist die Offenlegung des Jahresabschlusses. Kapitalgesellschaften müssen ihren Abschluss fristgerecht beim Firmenbuch einreichen. Wie das funktioniert, beschreibt der Beitrag Jahresabschluss beim Firmenbuch einreichen. Versäumte Meldungen können zu Zwangsstrafen durch das Gericht führen, weshalb eine saubere und zeitnahe Dokumentation wichtig ist.
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