Das Einzelunternehmen ist in Österreich die einfachste und am schnellsten umsetzbare Rechtsform. Es eignet sich besonders für Gründerinnen und Gründer, die alleine starten, wenig Startkapital benötigen und den Aufwand gering halten wollen. Anders als bei der GmbH braucht es weder Notar noch Stammkapital, und in vielen Fällen ist das Unternehmen innerhalb eines Tages handlungsfähig. Im Gegenzug haften Sie als Inhaberin oder Inhaber mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Schritte, von den Voraussetzungen über die Gewerbeanmeldung bis zur Anmeldung bei der SVS.
Voraussetzungen für die Gründung
Bevor Sie loslegen, sollten einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Für die meisten Tätigkeiten gilt in Österreich die Gewerbeordnung, das heißt, Sie melden ein Gewerbe an. Erforderlich sind in der Regel:
- Eigenberechtigung (Volljährigkeit) und ein Wohnsitz oder Sitz in Österreich beziehungsweise der EU
- ein Befähigungsnachweis bei reglementierten Gewerben (etwa im Handwerk), bei freien Gewerben entfällt dieser
- kein Ausschlussgrund wie ein einschlägiges Insolvenzverfahren oder bestimmte Vorstrafen
Bei Freien Berufen (zum Beispiel Ärztinnen, Rechtsanwälte, Ziviltechniker) sowie bei rein landwirtschaftlicher oder künstlerischer Tätigkeit ist oft keine Gewerbeanmeldung notwendig. Prüfen Sie daher zuerst, ob Ihre Tätigkeit überhaupt gewerblich ist. Wenn Sie noch unsicher sind, welche Form am besten passt, hilft unser Beitrag dazu, die richtige Rechtsform zu wählen.
Gewerbeanmeldung bei der Bezirksbehörde
Der zentrale Schritt ist die Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Bezirksbehörde, also der Bezirkshauptmannschaft oder dem Magistrat. Sie kann persönlich, schriftlich oder online über das Unternehmensserviceportal (USP) erfolgen. Mitzubringen oder hochzuladen sind:
- ein gültiger Lichtbildausweis
- der Befähigungsnachweis (nur bei reglementierten Gewerben)
- gegebenenfalls ein Auszug aus dem Strafregister bei ausländischem Wohnsitz
Mit der Anmeldung entsteht die Gewerbeberechtigung, und Sie werden automatisch Mitglied der Wirtschaftskammer (WKO). Eine Eintragung ins Firmenbuch ist für ein Einzelunternehmen erst ab Überschreiten bestimmter Umsatzgrenzen verpflichtend, kann aber freiwillig erfolgen. Details dazu finden Sie im Leitfaden zur Gewerbeanmeldung in Österreich.
Meldung beim Finanzamt
Nach der Gewerbeanmeldung muss die Tätigkeit dem Finanzamt gemeldet werden, und zwar binnen eines Monats ab Aufnahme der Tätigkeit. Dafür füllen Sie den Fragebogen zur Betriebseröffnung aus (Formular Verf 24 für natürliche Personen), idealerweise elektronisch über FinanzOnline. Das Finanzamt benötigt unter anderem Angaben zu:
- voraussichtlichem Umsatz und Gewinn im Eröffnungs- und Folgejahr
- Art der Tätigkeit und Beginn
- Bankverbindung und gewünschter Besteuerungsart
Auf Basis dieser Angaben werden Ihre Einkommensteuer-Vorauszahlungen festgesetzt. Es lohnt sich, die Steuervorauszahlungen vorausschauend zu planen, damit Nachzahlungen nicht zur Liquiditätsfalle werden.
Anmeldung bei der SVS
Als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer sind Sie pflichtversichert bei der SVS (Sozialversicherung der Selbstständigen). Die Meldung erfolgt grundsätzlich automatisch über die Gewerbeanmeldung, dennoch sollten Sie sich aktiv mit der SVS in Verbindung setzen. Die Beiträge umfassen Pensions-, Kranken- und Unfallversicherung sowie die Selbstständigenvorsorge.
In den ersten Jahren werden die Beiträge vorläufig auf einer Mindestbeitragsgrundlage berechnet und später anhand des tatsächlichen Gewinns nachbemessen. Diese Nachbemessung trifft viele Gründerinnen und Gründer im dritten Jahr unerwartet hart. Legen Sie deshalb von Anfang an Rücklagen zurück und planen Sie Ihre SVS-Beiträge sorgfältig ein.
Steuernummer und UID
Mit der Erfassung beim Finanzamt erhalten Sie automatisch eine Steuernummer. Diese benötigen Sie für alle Eingaben, etwa die Einkommensteuererklärung.
Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist davon zu unterscheiden. Sie wird auf Antrag erteilt und ist vor allem für Geschäfte innerhalb der EU sowie für den Vorsteuerabzug relevant. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt und unter der Umsatzgrenze bleibt, stellt grundsätzlich ohne Umsatzsteuer aus, kann dann aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Welche Variante günstiger ist, erklärt der Beitrag zu Kleinunternehmer und Umsatzsteuer.
| Nummer | Wofür | Wann nötig |
|---|---|---|
| Steuernummer | Einkommensteuer, Schriftverkehr mit dem Finanzamt | immer |
| UID-Nummer | Umsatzsteuer, EU-Geschäfte, Vorsteuerabzug | bei Regelbesteuerung und EU-Handel |
Buchführungspflichten
Einzelunternehmen sind in der Regel nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet, solange der Umsatz unter den im UGB festgelegten Schwellen bleibt. Stattdessen genügt meist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Erst wenn der Umsatz die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreitet, entsteht die Pflicht zur Bilanzierung.
Unabhängig von der Methode gelten Aufzeichnungs- und Belegpflichten: Belege müssen vollständig, geordnet und über die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Ein strukturierter Kontenrahmen nach dem Einheitskontenrahmen (EKR) erleichtert die Zuordnung. Den Unterschied der Methoden vertieft der Beitrag zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung versus Bilanz.
Erste Schritte nach der Gründung
Ist die Gründung formal abgeschlossen, sorgen ein paar organisatorische Schritte für einen sauberen Start:
- ein Geschäftskonto einrichten, getrennt vom Privatkonto
- ein System für die laufende digitale Belegerfassung aufsetzen
- die Rechnungslegung vorbereiten und auf die Pflichtangaben auf der Rechnung achten
- Fristen für Umsatzsteuer und Einkommensteuer im Kalender vermerken
- Rücklagen für SVS und Steuern von jeder Einnahme zur Seite legen
Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware lassen sich diese Aufgaben von Beginn an automatisieren, was später viel Nacharbeit erspart.