Ihr Kreditorenkonto für einen Lieferanten und das Debitorenkonto, das der Lieferant für Sie führt, sollten spiegelbildlich übereinstimmen. Weichen sie ab, fehlt meist eine Rechnung, eine Gutschrift oder eine Zahlung. Die Abstimmung findet diese Fälle, solange sie noch klein sind.
Welche Lieferanten?
| Lieferantengruppe | Rhythmus |
|---|---|
| Hauptlieferanten nach Volumen | vierteljährlich und zum Jahresende |
| Lieferanten mit Reklamationen oder Bankdatenänderung | anlassbezogen |
| Lieferanten mit Sollsaldo oder sehr alten offenen Posten | zum Jahresende |
| Übrige | stichprobenweise zum Jahresende |
Fordern Sie einen Kontoauszug zum gleichen Stichtag an, mit allen Rechnungen, Gutschriften und erhaltenen Zahlungen.
Vorgehen
- Saldo laut eigener Buchhaltung und laut Lieferant zum selben Datum gegenüberstellen.
- Posten für Posten abhaken, anhand der Rechnungsnummer.
- Offene Posten beider Seiten auflisten.
- Jede Differenz einer Ursache zuordnen und erledigen.
Typische Ursachen
| Differenz | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| Rechnung nur beim Lieferanten | Rechnung nie angekommen, falsch zugestellt, liegt in der Freigabe | anfordern, prüfen ob schon bezahlt, im richtigen Zeitraum buchen |
| Rechnung nur bei Ihnen | doppelt erfasst oder anderer Lieferant | stornieren bzw. umbuchen |
| Zahlung nur bei Ihnen | unterwegs, falsche IBAN, falscher Empfänger | Zahlungsnachweis schicken; bei falscher IBAN sofort Bank und Lieferant kontaktieren |
| Gutschrift nur beim Lieferanten | Gutschrift nicht übermittelt | anfordern und buchen; Vorsteuer mindern |
| Betragsdifferenz | Preis, Menge, Skonto | Rechnung prüfen, Korrektur verlangen |
Überleitungsrechnung
| Position | Betrag |
|---|---|
| Saldo laut eigener Buchhaltung | 12.480,00 |
| + Rechnung vom 29. März, noch nicht erhalten | 3.360,00 |
| + Zahlung vom 31. März, beim Lieferanten noch nicht gutgeschrieben | 1.920,00 |
| − Rechnungskorrektur vom Februar, uns nicht zugegangen | −720,00 |
| = Saldo laut Lieferant | 17.040,00 |
Eine im März erbrachte Leistung, deren Rechnung fehlt, wird zum Monatsende als Verbindlichkeit bzw. Rückstellung erfasst.
Jahresende
Saldenbestätigungen wichtiger Lieferanten sind der beste Nachweis für die Lieferverbindlichkeiten im Jahresabschluss und werden bei geprüften Gesellschaften vom Abschlussprüfer häufig selbst eingeholt. Bewahren Sie Auszüge und Überleitungen mit den Abschlussunterlagen auf.
Die Konten erläutert Lieferantenverbindlichkeiten im Kontenrahmen; die Kundenseite Abstimmung von Kundenauszügen.