Kunden mit eigener Buchhaltung führen ein Kreditorenkonto für Ihr Unternehmen. Stimmen beide Seiten nicht überein, bleiben Rechnungen liegen, Zahlungen landen beim falschen Posten, und am Jahresende bestätigt der Kunde einen anderen Saldo. Ein regelmäßiger Kontoauszug an wichtige Kunden schafft Klarheit.
Für welche Kunden?
| Kunden | Häufigkeit |
|---|---|
| Großkunden, viele Rechnungen | monatlich |
| Kunden mit überfälligen Posten | mit der zweiten Mahnstufe |
| Öffentliche Auftraggeber und Konzerne mit Freigabeprozessen | monatlich |
| Alle Kunden mit offenen Posten | zum Jahresende als Saldenbestätigung |
Inhalt des Auszugs
- alle offenen Rechnungen mit Nummer, Datum, Fälligkeit, Betrag;
- erhaltene, noch nicht zugeordnete Zahlungen und offene Gutschriften;
- Saldo zum Stichtag;
- die Bitte, Abweichungen bis zu einem Datum mitzuteilen.
Typische Antworten
| Antwort des Kunden | Wahrscheinliche Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| „Diese Rechnung kennen wir nicht.“ | falsche Empfängeradresse, fehlende Bestellnummer, bei Bundeskunden fehlende E-Rechnung | Rechnung richtig zustellen, Stammdaten ergänzen |
| „Haben wir am 3. bezahlt.“ | Zahlung beim falschen Kunden oder auf Klärungskonto | Bankumsatz suchen, umbuchen |
| „Wir warten auf eine Gutschrift.“ | nicht erledigte Reklamation | entscheiden, Rechnungskorrektur oder Begründung |
| „Betrag stimmt nicht mit der Bestellung.“ | Preis- oder Mengendifferenz | Auftragsbestätigung und Lieferschein prüfen |
Bei Rechnungen an den Bund ist die E-Rechnung über das USP bzw. Peppol Pflicht; eine per E-Mail geschickte PDF-Rechnung gilt dort als nicht eingelangt. Siehe E-Rechnung an den Bund.
Beispiel einer Überleitung
| Position | Betrag |
|---|---|
| Saldo laut eigener Buchhaltung | 9.360,00 |
| − Zahlung des Kunden, irrtümlich bei anderem Kunden gebucht | −2.880,00 |
| − Rechnung vom 30. des Monats, beim Kunden noch nicht erfasst | −1.200,00 |
| = Saldo laut Kunde | 5.280,00 |
Nutzen über die Abstimmung hinaus
Ein bereinigtes Debitorenkonto macht die Debitorenalter-Analyse verlässlich und verhindert peinliche Mahnungen für bereits bezahlte Rechnungen. Und die jährliche Saldenbestätigung ist ein starker Nachweis für die Forderungen im Jahresabschluss.
Die Lieferantenseite beschreibt Abstimmung von Lieferantenkonten.