Was das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, steht im Einheitskontenrahmen in der Kontenklasse 3, Kontengruppe 33 Lieferverbindlichkeiten; das Standardkonto ist in den meisten Kontenplänen 3300. Wie bei den Kunden wird es nicht direkt bebucht: Jeder Lieferant hat ein Kreditorenkonto, das Sachkonto summiert sie.
Eingangsrechnung buchen
Rechnung eines Grafikbüros über 800 € netto, 20 % USt
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Fremdleistungen bzw. Werbeaufwand | 800 | |
| 2500 Vorsteuer | 160 | |
| 3300 Lieferverbindlichkeiten (Lieferant) | 960 |
Die Vorsteuer darf nur abgezogen werden, wenn eine Rechnung mit allen Merkmalen nach § 11 UStG vorliegt. Eine Zahlungserinnerung oder ein Lieferschein reichen nicht.
Bezahlung mit 2 % Skonto: 3300 im Soll 960, Bank im Haben 940,80; der Skontobetrag von 19,20 € mindert den Aufwand bzw. Wareneinkauf (16 € netto) und die Vorsteuer (3,20 €).
Investitionen getrennt halten
Rechnungen für Anlagegüter (Maschine, Fahrzeug, EDV-Anlage) werden ebenfalls über Kreditoren gebucht, das Gegenkonto liegt aber in Klasse 0. Manche Unternehmen führen dafür eigene Kreditorengruppen, um Investitionen in der Liquiditätsplanung sichtbar zu machen.
Offene Posten und Zahlungslauf
Die Offene-Posten-Liste der Kreditoren zeigt, was wann fällig ist. Sie ist die Basis für den Zahlungslauf für Lieferanten. Ein sauberer Ausgleich von Rechnung und Zahlung verhindert Doppelzahlungen und zeigt Lieferanten mit Sollsaldo, also Guthaben des Unternehmens.
Abgrenzung zum Stichtag
Leistungen, die im alten Jahr erbracht wurden, deren Rechnung aber erst im neuen Jahr eintrifft, gehören in den Abschluss des alten Jahres. Sie werden – je nachdem, ob der Betrag feststeht – als sonstige Verbindlichkeit oder als Rückstellung erfasst. Die Vorsteuer darf dabei noch nicht abgezogen werden; sie folgt erst mit der Rechnung.
Kontrollen zum Monatsende
- Summe der Kreditorenkonten = Saldo 3300.
- Saldenbestätigungen bzw. Kontoauszüge wichtiger Lieferanten abgestimmt, siehe Abstimmung von Lieferantenkonten.
- Lieferanten mit Sollsaldo geklärt.
- Geleistete Anzahlungen stehen nicht hier, sondern auf eigenen Konten, siehe Anzahlungen an Lieferanten.
Den Rechnungsdurchlauf von der Erfassung bis zur Freigabe beschreibt Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung.