Versicherungsprämien, Mieten, Softwareabos oder Wartungsverträge werden oft im Voraus bezahlt. Betrifft die Zahlung einen Zeitraum, der über den Bilanzstichtag hinausreicht, gehört nur der Anteil bis zum Stichtag in den Aufwand des alten Jahres. Der Rest wird als aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) aktiviert – so verlangt es § 198 Abs. 5 UGB.
Typische Fälle
- Betriebshaftpflicht oder Gebäudeversicherung, Prämie jährlich im Voraus;
- Kfz-Versicherung und motorbezogene Versicherungssteuer für ein Jahr im Voraus;
- Miete für Jänner, im Dezember bezahlt;
- Jahreslizenzen für Software;
- Messestand für eine Messe im neuen Jahr, bereits bezahlt.
Berechnung
Abgrenzung = Betrag (netto, bzw. brutto ohne Vorsteuerabzug) × Zeit nach dem Stichtag ÷ Gesamtzeitraum
Beispiel: Betriebsversicherung über 2.400 € für 1. September bis 31. August, bezahlt im August, Stichtag 31. Dezember. Acht Monate entfallen auf das Folgejahr: 2.400 × 8 ÷ 12 = 1.600 €.
| Datum | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 31. Dezember | Aktive Rechnungsabgrenzung (Klasse 2) 1.600 | Versicherungsaufwand (Klasse 7) 1.600 |
| 1. Jänner | Versicherungsaufwand 1.600 | Aktive Rechnungsabgrenzung 1.600 |
Versicherungsprämien enthalten Versicherungssteuer, aber keine Umsatzsteuer; es gibt also keine Vorsteuer. Bei Abos mit Vorsteuerabzug wird die Vorsteuer ganz normal mit der Rechnung abgezogen; abgegrenzt wird nur der Nettoaufwand.
Monatlich oder nur zum Jahresende?
Zum Jahresabschluss ist die Abgrenzung Pflicht. Für Monatsberichte ist es sinnvoll, große Vorauszahlungen gleich bei Zahlung auf die ARA zu buchen und monatlich ein Zwölftel aufzulösen. So zeigt der Monat, in dem die Jahresprämie fällig ist, nicht einen künstlichen Verlust.
Wesentlichkeit
Kleine, jedes Jahr wiederkehrende Beträge verzerren das Ergebnis kaum. Legen Sie eine Wesentlichkeitsgrenze fest und wenden Sie sie jedes Jahr gleich an. Wichtig ist Stetigkeit, nicht Vollständigkeit bis zum letzten Euro.
Abgrenzungsliste
| Lieferant | Gegenstand | Zeitraum | Betrag | Anteil Folgejahr | ARA |
|---|---|---|---|---|---|
| Versicherer | Betriebsversicherung | 1.9.–31.8. | 2.400 | 8/12 | 1.600 |
| Softwareanbieter | Jahreslizenz | 1.4.–31.3. | 1.200 | 3/12 | 300 |
Die Summe der Liste ist der Nachweis für den Saldo der ARA.
Abgrenzung zu verwandten Fällen
- Geleistete Anzahlung für eine Lieferung, die noch nicht erfolgt ist: eigenes Konto, keine ARA; siehe Anzahlungen an Lieferanten.
- Passive Rechnungsabgrenzung: im Voraus erhaltene Erlöse; siehe Passive Rechnungsabgrenzung und Umsatzrealisierung.