„Gehört das ins Anlagevermögen?“ ist eine der häufigsten Fragen in der laufenden Buchhaltung. Ohne Regel hängt die Antwort davon ab, wer gerade bucht. Eine Aktivierungsrichtlinie auf ein bis zwei Seiten beantwortet sie einheitlich.
1. Wertgrenzen
- Geringwertige Wirtschaftsgüter: Abnutzbare Anlagegüter bis zur Grenze des § 13 EStG können sofort abgeschrieben werden. Legen Sie fest, ob das Unternehmen davon Gebrauch macht; die aktuelle Grenze nennt Geringwertige Wirtschaftsgüter in der Buchhaltung.
- Betriebliche Bagatellgrenze für Dinge, die zwar länger halten, aber offensichtlich unwesentlich sind (Kleinwerkzeug, Zubehör): als Aufwand.
2. Erhaltungs- oder Herstellungsaufwand
| Ausgabe | Einordnung |
|---|---|
| Service und Reparatur an einer Maschine | Erhaltungsaufwand (Aufwand) |
| Austausch eines Motors, der die Nutzungsdauer deutlich verlängert | Herstellungsaufwand (aktivieren) |
| Ausmalen des Büros | Erhaltungsaufwand |
| Zubau, Erweiterung, wesentliche Verbesserung | Herstellungsaufwand |
| Software-Update ohne neue Funktionen | Aufwand |
| Gekaufte Erweiterungsmodule mit dauerhaftem Nutzungsrecht | aktivieren |
Faustregel: Wird etwas erweitert, wesentlich verbessert oder in seiner Nutzungsdauer deutlich verlängert, ist es Herstellungsaufwand. Wird nur der bisherige Zustand erhalten, ist es Aufwand.
3. Was zu den Anschaffungskosten gehört
- Kaufpreis abzüglich Rabatte und Skonti;
- Transport, Montage, Fundament, Inbetriebnahme;
- nicht abziehbare Vorsteuer (etwa beim PKW).
Nicht dazu gehören Finanzierungskosten (Ausnahmen sind eng), Schulungen des Personals und allgemeine Verwaltungskosten.
4. Nutzungsdauern je Gruppe
| Anlagengruppe | Nutzungsdauer (Beispiel, festlegen und begründen) |
|---|---|
| EDV-Hardware | 3–4 Jahre |
| Büromöbel | 8–10 Jahre |
| Maschinen | nach Herstellerangaben und Erfahrung |
| PKW | gesetzliche Mindestnutzungsdauer beachten |
| Mietereinbauten | Nutzungsdauer, höchstens Mietdauer |
5. Zuständigkeit
- Die Buchhaltung wendet die Richtlinie bei der Erfassung an.
- Grenzfälle über einem festgelegten Betrag entscheidet die Geschäftsführung gemeinsam mit der Steuerberatung, und die Entscheidung wird notiert.
- Die Richtlinie wird jährlich vor dem Abschluss überprüft.
Warum schriftlich?
Weil eine wechselnde Praxis den Gewinn von Jahr zu Jahr willkürlich verschiebt und bei einer Außenprüfung schwer zu erklären ist. Die Konten der Klasse 0 erläutert Anlagevermögen im Kontenrahmen; das Verzeichnis Anlagenverzeichnis für kleine Unternehmen.