Jedes Anlagegut, das über mehrere Jahre abgeschrieben wird, braucht einen Eintrag im Anlagenverzeichnis. Es ist die Brücke zwischen den Sammelkonten der Klasse 0 und den einzelnen Maschinen, Fahrzeugen und Laptops. Die Pflicht gilt nicht nur für bilanzierende Unternehmen: Auch wer eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt, muss ein Verzeichnis der abnutzbaren Anlagegüter führen, sonst ist die AfA nicht nachvollziehbar.
Angaben je Wirtschaftsgut
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Inventarnummer | AV-2026-014 |
| Bezeichnung | Notebook 14" für Projektleitung |
| Anlagengruppe bzw. Konto | Betriebs- und Geschäftsausstattung |
| Lieferant, Rechnungsnummer | Händler X, R-55821 |
| Anschaffungsdatum, Inbetriebnahme | 12. März |
| Anschaffungskosten | 1.380 € |
| Nutzungsdauer, AfA-Methode | 3 Jahre, linear |
| AfA des Jahres, kumulierte AfA, Buchwert | |
| Standort, Benutzer | Büro Linz, Frau Berger |
| Abgang (Datum, Art, Erlös) |
Abstimmung mit der Buchhaltung
- Summe der Anschaffungskosten und Buchwerte je Gruppe = Saldo des Anlagenkontos.
- Summe der AfA laut Verzeichnis = AfA-Konten in Klasse 7.
- Zugänge des Jahres = Investitionen laut Eingangsrechnungen auf Klasse 0.
Anlagenspiegel
Kapitalgesellschaften stellen im Anhang die Entwicklung des Anlagevermögens dar: Anschaffungskosten am Jahresanfang, Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, kumulierte Abschreibungen, Buchwerte. Ein sauber geführtes Verzeichnis liefert diese Zahlen auf Knopfdruck. Für die Übermittlung an die Steuerberatung siehe Anlagenverzeichnis an die Steuerberatung übergeben.
Jährliche Kontrolle vor Ort
Einmal im Jahr wird geprüft, ob die verzeichneten Güter noch vorhanden und in Gebrauch sind. Mit Inventaraufklebern geht das in kleinen Betrieben in kurzer Zeit. Nicht mehr vorhandene Güter werden als Abgang erfasst, siehe Anlagenabgänge in der Buchhaltung.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
GWG, die sofort abgeschrieben werden, können im Verzeichnis mitgeführt werden (mit voller AfA im Anschaffungsjahr). Das erleichtert die Übersicht über Geräte, die Mitarbeitern überlassen wurden.
Tabelle oder Software?
Für ein paar Dutzend Güter reicht eine Tabellenkalkulation, solange jede Jahresversion unverändert archiviert wird. Mehr Güter, mehrere Bearbeiter oder degressive AfA sprechen für ein Anlagenmodul, das die AfA rechnet und bucht.
Was aktiviert wird, regelt die Aktivierungsrichtlinie für Anlagegüter; die AfA-Konten Abschreibungen im Kontenrahmen.