Eine Rechnung zweimal zu buchen ist ärgerlich, sie zweimal zu bezahlen teuer. Beides passiert in kleinen Unternehmen häufiger, als man denkt – und fast immer aus denselben Gründen.
Woher Dubletten kommen
- Die Rechnung kommt per E-Mail und per Post, oder per E-Mail und über ein Lieferantenportal.
- Eine Zahlungserinnerung mit angehängter Rechnung wird als neue Rechnung erfasst.
- Zwei Personen erfassen denselben Beleg, etwa Geschäftsführung und Buchhaltung.
- Der Lieferant ist zweimal als Kreditor angelegt.
- Eine Rechnung wird überwiesen, obwohl der Lieferant per Lastschrift einzieht.
- Eine Proformarechnung wird bezahlt und danach die echte Rechnung.
Vorbeugen
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Dublettenprüfung „Lieferant + Rechnungsnummer“ in der Software aktivieren | blockiert die zweite Erfassung |
| Ein fixer Eingangskanal (z. B. eine Rechnungs-E-Mail-Adresse) | weniger Doppelungen an der Quelle |
| Vor dem Zahlungslauf Liste nach Lieferant und Betrag sortieren | fängt falsch erfasste Rechnungsnummern |
| Lastschrift-Lieferanten in den Stammdaten kennzeichnen | verhindert Zusatzüberweisungen |
| Kreditorenstamm ohne Dubletten | siehe Lieferanten anlegen und Stammdaten prüfen |
Doppelt gebucht, noch nicht bezahlt
Die zweite Buchung wird storniert. Wurde die UVA für den Zeitraum bereits abgegeben, ist auch die Vorsteuer doppelt abgezogen worden. Sie wird über die nächste UVA bzw. eine Berichtigung korrigiert; siehe USt-Korrekturen nach der Meldung.
Doppelt bezahlt
Der Lieferant steht nach der zweiten Zahlung im Soll – das Unternehmen hat ein Guthaben bei ihm.
- Lieferanten schriftlich informieren, beide Zahlungsnachweise beilegen.
- Rückzahlung verlangen oder eine schriftliche Verrechnung mit der nächsten Rechnung vereinbaren.
- Den offenen Sollsaldo verfolgen, bis er ausgeglichen ist.
Bei Rückzahlung: 2800 Bank an Kreditor. Bei Verrechnung: Ausgleich des Sollsaldos mit der nächsten Rechnung. Wie man alte Sollsalden insgesamt bereinigt, zeigt Alte Haben-Salden bei Kunden und Soll-Salden bei Lieferanten.
Wenn Kunden doppelt zahlen
Umgekehrt kann auch ein Kunde zweimal überweisen. Das Guthaben gehört ihm: zurückzahlen oder mit seiner Zustimmung verrechnen, nicht als Ertrag stehen lassen.
Quartalsweise Nachkontrolle
Einmal im Quartal alle Eingangsrechnungen des Jahres exportieren und nach gleichen Beträgen beim selben Lieferanten innerhalb weniger Wochen suchen. Das dauert eine halbe Stunde und findet regelmäßig Fälle, die die Software nicht erkannt hat. Ein geordneter Freigabeprozess vor der Zahlung ist in Freigabe von Einkäufen und Ausgaben beschrieben.