Die Summe der offenen Forderungen sagt wenig. Erst ihre Altersstruktur zeigt, ob Kunden pünktlich zahlen oder ob sich Geld in alten Rechnungen ansammelt. Die Debitorenalter-Analyse ordnet jeden offenen Posten nach seinem Verzug in Altersklassen.
Aufbau
Maßgeblich ist das Fälligkeitsdatum, nicht das Rechnungsdatum.
| Kunde | Nicht fällig | 1–30 Tage | 31–60 Tage | 61–90 Tage | über 90 Tage | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bau GmbH | 6.000 | 3.600 | 9.600 | |||
| Gastro KG | 1.200 | 1.200 | 1.200 | 2.400 | 6.000 | |
| Muster OG | 4.800 | 960 | 5.760 | |||
| Summe | 10.800 | 2.160 | 4.800 | 1.200 | 2.400 | 21.360 |
Die Auswertung ist nur so gut wie der Ausgleich der Zahlungen: Nicht zugeordnete Zahlungseingänge lassen bezahlte Rechnungen als überfällig erscheinen.
Lesen
- Nicht fällig: normal.
- 1–30 Tage: Erinnerung; oft ein Versehen oder eine Rechnung im Freigabeprozess.
- 31–60 Tage: Mahnung und Anruf, Reklamation ausschließen.
- 61–90 Tage: letzte Mahnung mit Fristsetzung, Lieferstopp prüfen.
- über 90 Tage: Inkasso oder Klage erwägen, Wertberichtigung prüfen.
Im Beispiel ist die Gastro KG auffällig: Jede Monatsrechnung ist überfällig, die älteste über 90 Tage. Ein Muster, das auf Zahlungsschwierigkeiten hindeutet – hier ist ein Gespräch über Vorauskasse oder einen Ratenplan dringender als eine weitere Mahnung.
Kennzahl: Debitorenziel
Debitorenziel ≈ offene Forderungen ÷ Bruttoumsatz der letzten 12 Monate × 365
Bei 21.360 € offenen Forderungen und 180.000 € Jahresumsatz brutto sind das rund 43 Tage. Interessant ist die Entwicklung: Steigt das Debitorenziel Monat für Monat, verschlechtert sich die Zahlungsmoral – oder die Fakturierung wird langsamer.
Entscheidungen
- Mahnliste für diese Woche, siehe Forderungsmanagement und Mahnroutine.
- Kunden, die nur noch gegen Vorauszahlung beliefert werden.
- Strittige Posten an die zuständige Person.
- Forderungen, die zum Stichtag wertberichtigt werden.
Bewertung zum Bilanzstichtag
Für den Jahresabschluss liefert die Analyse die Grundlage für Einzelwertberichtigungen auf zweifelhafte Forderungen und gegebenenfalls eine Pauschalwertberichtigung für das allgemeine Ausfallrisiko. Steuerlich gelten für Pauschalwertberichtigungen besondere Voraussetzungen; siehe Uneinbringliche Forderungen und Ausbuchung.