Nicht jede Rechnung wird bezahlt. Nach dem Vorsichtsprinzip des UGB dürfen Forderungen höchstens mit dem Betrag in der Bilanz stehen, der voraussichtlich eingeht. Dafür gibt es zwei Stufen: die Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen und die Ausbuchung für uneinbringliche.
Zweifelhaft oder uneinbringlich?
| Situation | Einordnung |
|---|---|
| Kunde zahlt trotz Mahnungen nicht, Kontakt besteht | zweifelhaft |
| Kunde bestreitet die Forderung | zweifelhaft (strittig) |
| Insolvenzverfahren eröffnet, Quote ungewiss | zweifelhaft, Wertberichtigung nach erwarteter Quote |
| Insolvenz mangels Vermögen abgewiesen, Exekution erfolglos | uneinbringlich |
| Kunde unauffindbar, Firma gelöscht | uneinbringlich |
Wertberichtigung
Die Wertberichtigung wird immer vom Nettobetrag gerechnet, denn die Umsatzsteuer bekommt das Unternehmen bei einem Ausfall zurück.
Einzelwertberichtigung: Für eine konkrete Forderung wird das Ausfallrisiko geschätzt. Im Einheitskontenrahmen wird sie meist auf einem eigenen Konto in Klasse 2 geführt, das von den Lieferforderungen abgesetzt wird; der Aufwand steht in Klasse 7.
Pauschalwertberichtigung: Für das allgemeine Ausfallrisiko der übrigen Forderungen kann ein Prozentsatz angesetzt werden, gestützt auf Ausfallerfahrungen der Vergangenheit. Steuerlich ist sie nur unter bestimmten Voraussetzungen anerkannt; die Grundlage sollte dokumentiert sein.
Beispiel: Forderung 6.000 € brutto (5.000 € netto), Kunde in Insolvenz, erwartete Quote 20 %.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Zuführung Wertberichtigung (Klasse 7) | 4.000 | |
| Einzelwertberichtigung zu Forderungen (Klasse 2) | 4.000 |
Die Forderung selbst bleibt in voller Höhe auf dem Debitor stehen – der Kunde schuldet ja weiterhin.
Ausbuchung und Umsatzsteuer
Steht fest, dass nichts (mehr) kommt, wird die Forderung ausgebucht. Gleichzeitig wird die Umsatzsteuer nach § 16 Abs. 3 UStG berichtigt, im Voranmeldungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt.
Im Beispiel wird das Verfahren nach einer Quote von 20 % abgeschlossen; der Masseverwalter zahlt 1.200 €, der Rest ist uneinbringlich:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 2800 Bank | 1.200 | |
| Einzelwertberichtigung | 4.000 | |
| 3500 Umsatzsteuer (Berichtigung) | 800 | |
| Debitor | 6.000 |
Die bereits gebildete Wertberichtigung deckt den Ausfall genau. War sie zu hoch oder zu niedrig, entsteht ein Ertrag bzw. Aufwand in Höhe der Differenz.
Zahlung nach der Ausbuchung
Zahlt der Kunde später doch, ist die Umsatzsteuer wieder zu berichtigen (erhöhen) und der Betrag als Ertrag zu buchen.
Kontrollen
- Liste der wertberichtigten Forderungen mit Begründung.
- Wertberichtigungen des Vorjahres überprüft: beibehalten, angepasst oder aufgelöst.
- Umsatzsteuer nur bei Uneinbringlichkeit berichtigt, nicht schon bei der Wertberichtigung.
Vorher kommt das Mahnwesen, siehe Forderungsmanagement und Mahnroutine; die Konten zeigt Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Kontenrahmen.