Offene Forderungen sind zinsfreie Kredite an Kunden. In kleinen Unternehmen entscheidet oft nicht die Rentabilität, sondern die Liquidität über Ruhe oder Stress. Eine Mahnroutine sorgt dafür, dass niemand vergessen und niemand verärgert wird.
Vor der Rechnung
- Zahlungsziel klar vereinbaren (Angebot, AGB, Auftragsbestätigung).
- Neue Kunden mit größeren Aufträgen: Anzahlung oder Bonitätsauskunft.
- Rechnung rasch nach Leistung ausstellen, an die richtige Adresse, mit Bestellnummer, wenn der Kunde eine verlangt.
Mahnstufen
| Zeitpunkt | Stufe | Inhalt |
|---|---|---|
| 3–5 Tage nach Fälligkeit | Zahlungserinnerung | freundlich, Rechnung beilegen |
| 14 Tage | 1. Mahnung | Kontoauszug, Bitte um Zahlung binnen 7 Tagen |
| 28 Tage | Anruf | Grund klären: Reklamation, Freigabe, Liquidität |
| 35 Tage | 2. Mahnung | Hinweis auf Verzugszinsen und Kosten |
| 45 Tage | Letzte Mahnung | Fristsetzung, Ankündigung von Inkasso oder Klage |
| danach | Inkassobüro, Rechtsanwalt oder Mahnklage | je nach Betrag und Kunde |
Die Fristen sind Beispiele. Wichtig ist, sie festzulegen und einzuhalten.
Verzugszinsen und Kosten
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern sieht § 456 UGB gesetzliche Verzugszinsen vor, die an den Basiszinssatz gekoppelt sind; außerdem kann eine Pauschalentschädigung für Betreibungskosten (§ 458 UGB) verlangt werden. Gegenüber Verbrauchern gelten niedrigere Zinsen und strengere Regeln für Mahnkosten. Den aktuellen Wortlaut finden Sie im Rechtsinformationssystem.
Gerichtliches Mahnverfahren
Für Geldforderungen bis zu einer gesetzlichen Wertgrenze führt das Bezirksgericht bzw. Landesgericht ein Mahnverfahren: Auf Klage ergeht ein Zahlungsbefehl, gegen den der Schuldner Einspruch erheben kann. Erfolgt keiner, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und vollstreckbar. Die Klage kann elektronisch eingebracht werden.
Organisatorisch
- Eine verantwortliche Person, fixer Wochentag.
- Basis ist die ausgeglichene Offene-Posten-Liste; siehe Debitorenalter-Analyse.
- Mahnungen aus der Software mit Vorlagen je Stufe.
- Notizen zu jedem Kundengespräch.
- Bei Reklamation die betroffene Rechnung aus dem Mahnlauf nehmen, siehe Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungssperren.
Wenn nichts mehr hilft
Bei Insolvenz des Kunden muss die Forderung im Verfahren angemeldet werden. Im Abschluss ist sie wertzuberichtigen bzw. auszubuchen; dabei wird auch die Umsatzsteuer berichtigt. Siehe Uneinbringliche Forderungen und Ausbuchung und Mahnwesen und Verzug in Österreich.