„Darf ich mir Geld vom Firmenkonto nehmen?“ Die Antwort hängt von der Rechtsform ab. Ein Einzelunternehmer ist selbst Träger des Unternehmens und kann jederzeit entnehmen. Eine GmbH ist eine eigene Person; ihr Geld gehört nicht den Gesellschaftern.
Einzelunternehmen: das Privatkonto
Im Einheitskontenrahmen laufen Entnahmen und Einlagen über Privatkonten in Klasse 9, oft getrennt nach Entnahmen und Einlagen.
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Überweisung vom Geschäfts- auf das Privatkonto | Privatentnahmen | 2800 Bank |
| Privates Geld wird auf das Geschäftskonto eingezahlt | 2800 Bank | Privateinlagen |
| Firmenrechnung privat bezahlt | Aufwand und Vorsteuer | Privateinlagen |
| Privater Einkauf mit der Firmenkarte | Privatentnahmen | 2800 Bank |
| Private Sozialversicherung (SVS) vom Firmenkonto | je nach Behandlung Privat bzw. Betriebsausgabe laut Steuerberatung | 2800 Bank |
Entnahmen sind kein Aufwand: Sie mindern weder Gewinn noch Einkommensteuer. Der Einzelunternehmer versteuert den Gewinn, egal wie viel er entnimmt. Zum Jahresende werden die Privatkonten auf das Kapitalkonto übertragen.
Sachentnahmen und Privatanteile
- Waren für den Eigenverbrauch (etwa ein Händler nimmt Ware für sich): Entnahme zum Wiederbeschaffungswert; ist beim Einkauf Vorsteuer abgezogen worden, fällt Umsatzsteuer auf den Eigenverbrauch an.
- Private Nutzung betrieblicher Gegenstände (Firmenhandy, Fahrzeug mit Vorsteuerabzug): Privatanteil als Entnahme bzw. Eigenverbrauch erfassen.
- Gemischt genutzte Ausgaben (Telefon, Internet zu Hause): nur der betriebliche Anteil ist Betriebsausgabe.
GmbH: keine Privatentnahme
In der GmbH kommt Geld nur über drei Wege zum Gesellschafter:
- Geschäftsführerbezug oder Gehalt – mit Lohnverrechnung bzw. als Einkünfte des Geschäftsführers;
- Gewinnausschüttung – nach Beschluss, mit Kapitalertragsteuer;
- Darlehen an den Gesellschafter bzw. Belastung des Verrechnungskontos – nur fremdüblich und mit Rückzahlungsabsicht.
Alles andere riskiert eine verdeckte Ausschüttung. Siehe Gesellschafter- und Verrechnungskonten.
Gute Praxis
- Ein eigenes privates Konto; private Zahlungen nicht über das Geschäftskonto.
- Monatlich eine feste Entnahme statt vieler kleiner.
- Entnahmen im Blick auf Gewinn und die anstehende Einkommensteuer- und SVS-Belastung planen; siehe Steuervorauszahlungen planen.
Kontrollen
- Jede Abbuchung ohne Firmenrechnung ist als Privatentnahme oder mit Beleg erklärt.
- Entnahmen übersteigen nicht dauerhaft Gewinn und Einlagen.
- In der GmbH ist kein Gesellschafterkonto ohne Vereinbarung im Soll.
Die Eigenkapitalkonten beschreibt Eigenkapital und Stammkapital im Kontenrahmen.