In der GmbH sind Gesellschaftsvermögen und Privatvermögen der Gesellschafter streng getrennt. Bezahlt der Gesellschafter-Geschäftsführer eine Firmenrechnung privat, oder entnimmt er Geld vom Firmenkonto, braucht es ein Konto, das diese Vorgänge festhält: das Gesellschafterverrechnungskonto. Je nach Saldo steht es als Forderung in Klasse 2 oder als Verbindlichkeit in Klasse 3.
Was darüber läuft
| Vorgang | Wirkung auf das Verrechnungskonto |
|---|---|
| Gesellschafter zahlt eine Firmenrechnung privat | Verbindlichkeit der GmbH (Haben) |
| GmbH bezahlt eine Privatrechnung des Gesellschafters | Forderung an den Gesellschafter (Soll) |
| Gesellschafter entnimmt Geld vom Firmenkonto | Forderung (Soll) |
| Geschäftsführerbezug wird gutgeschrieben, aber nicht ausbezahlt | Verbindlichkeit (Haben) |
| Beschlossene Ausschüttung wird stehen gelassen | Verbindlichkeit (Haben) |
Für jeden Gesellschafter wird ein eigenes Konto geführt.
Ein Sollsaldo braucht eine Grundlage
Ein Sollsaldo bedeutet, dass die GmbH ihrem Gesellschafter Geld geliehen hat. Das ist zulässig, aber nur unter Bedingungen, die auch ein fremder Dritter akzeptieren würde:
- schriftliche Vereinbarung über Rückzahlung;
- fremdübliche Verzinsung;
- Bonität des Gesellschafters und Sicherheiten, wo üblich;
- tatsächliche Rückzahlungen.
Fehlen diese Merkmale oder ist die Rückzahlung von vornherein nicht ernsthaft gewollt, kann die Finanzverwaltung die Beträge als verdeckte Ausschüttung behandeln – mit Kapitalertragsteuer und ohne Abzug bei der GmbH. Außerdem sind die Kapitalerhaltungsvorschriften des GmbH-Rechts zu beachten.
Zinsen buchen
Ein Sollsaldo von 30.000 € wird mit einem fremdüblichen Zinssatz verzinst. Die Zinsen sind bei der GmbH Ertrag in Klasse 8 und erhöhen den Sollsaldo, bis sie bezahlt werden. Ist die GmbH Schuldnerin (Habensaldo), sind die Zinsen Aufwand. Einen aktuellen Zinssatz gibt das Gesetz nicht vor; dokumentieren Sie, wie der Satz bestimmt wurde.
Abgrenzung zu anderen Gesellschafterkonten
- Gesellschafterdarlehen mit Vertrag, Laufzeit und Zinsen: eigenes Darlehenskonto, siehe Gesellschafterdarlehen im Kontenrahmen.
- Zuschuss ohne Rückzahlung: Kapitalrücklage, nicht Verrechnungskonto.
- Einzelunternehmen: kein Verrechnungskonto, sondern Privatkonto, siehe Einlagen und private Entnahmen.
Kontrollen
- Jede Buchung hat einen Beleg (Rechnung an die GmbH, Überweisung, Beschluss).
- Der Saldo jedes Gesellschafters ist von ihm bestätigt.
- Ein dauerhafter Sollsaldo ist vertraglich unterlegt und verzinst.
- Privatausgaben über die Firmenkarte werden laufend umgebucht und nicht als Betriebsausgabe erfasst.