In Betrieben mit Barumsätzen ist die Kassa der Bereich, den die Finanzverwaltung bei einer Prüfung als Erstes ansieht. Fehlerhafte Kassenführung kann dazu führen, dass die Bücher als nicht ordnungsgemäß gelten und die Umsätze geschätzt werden. Eine tägliche Routine verhindert das.
Der tägliche Kassasturz
- Tagesabschluss der Registrierkasse erstellen: Er zeigt die Umsätze nach Zahlungsart.
- Bargeld zählen, nach Scheinen und Münzen, am besten zu zweit.
- Wechselgeld (Anfangsbestand) abziehen.
- Bareinnahmen des Tages mit dem Wert „bar“ im Tagesabschluss vergleichen.
- Differenz eintragen, erklären, unterschreiben.
Kassabericht
| Position | Betrag |
|---|---|
| Anfangsbestand (Wechselgeld) | 200,00 |
| + Barumsätze laut Tagesabschluss | 1.346,40 |
| − Barausgaben mit Beleg | 24,90 |
| − Bankeinzahlung | 1.100,00 |
| = Sollbestand | 421,50 |
| Istbestand gezählt | 419,50 |
| Differenz | −2,00 |
Der Kassabericht, der Tagesabschluss und die Ausgabenbelege bilden zusammen den Nachweis für den Tag.
Registrierkasse und Belegerteilung
Ab bestimmten Umsatzgrenzen besteht in Österreich Registrierkassenpflicht, für alle Unternehmer gilt grundsätzlich die Belegerteilungspflicht. Die Registrierkasse muss gegen Manipulation geschützt sein; Startbeleg, Monats- und Jahresbelege sind zu erstellen und aufzubewahren. Einen Überblick gibt das Unternehmensserviceportal; Details finden Sie unter Registrierkassenpflicht.
Kassadifferenzen
- Kleine, zufällige Differenzen (Wechselgeldfehler): als Kassafehlbetrag oder -überschuss buchen und dokumentieren.
- Regelmäßige Fehlbeträge in eine Richtung: Ursache suchen – nach Mitarbeiter, Schicht und Tag auswerten.
- Große Differenzen: nachzählen, Stornos und Bankeinzahlungen prüfen.
Differenzen werden nie durch Änderung der Erlöse oder durch erfundene Ausgaben ausgeglichen. Die Konten dafür beschreibt Kassenfehlbeträge und Überschüsse im Kontenrahmen.
Organisatorische Kontrollen
- Wer kassiert, zählt nicht jeden Abend selbst ab.
- Die Inhaberin oder der Inhaber macht unangekündigte Kassenzählungen.
- Bankeinzahlungen werden von einer anderen Person mit dem Kontoauszug abgestimmt.
- Privatentnahmen aus der Kassa werden mit Beleg erfasst (beim Einzelunternehmer über das Privatkonto).
Monats- und Jahresende
Zum Stichtag gehört ein unterschriebenes Zählprotokoll. Der Saldo des Kassakontos muss mit dem gezählten Bestand übereinstimmen und darf nie negativ sein; siehe Kasse im Kontenrahmen. Wie Bar- und Kartenumsätze gemeinsam abgeschlossen werden, zeigt Tagesabschluss von Kassa und Kartenzahlungen.