Im österreichischen Einheitskontenrahmen (EKR) gehört das Bargeld in die Kontenklasse 2 (sonstiges Umlaufvermögen). In vielen Kontenplänen ist dafür das Konto 2700 Kassa vorgesehen. Es wird im Soll bebucht, wenn Bargeld in die Kassa kommt, und im Haben, wenn Bargeld hinausgeht. Sein Saldo muss jederzeit dem gezählten Kassabestand entsprechen.
Mehrere Kassen, mehrere Konten
Betreibt ein Unternehmen mehrere Registrierkassen oder Standorte, sollte jede Kassa ein eigenes Konto erhalten:
| Konto (Beispiel) | Verwendung |
|---|---|
| 2700 | Hauptkassa Geschäftslokal |
| 2701 | Kassa Filiale |
| 2702 | Handkassa Büro (Kleinausgaben) |
Wichtig ist, dass jedes Konto genau einer physischen Kassa und einer verantwortlichen Person zugeordnet ist.
Typische Buchungen
Barverkauf um 240 € brutto (20 % USt)
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 2700 Kassa | 240 | |
| 4000 Erlöse 20 % | 200 | |
| 3500 Umsatzsteuer | 40 |
Einzahlung von 1.000 € auf das Bankkonto: Kassaausgang und Bankeingang erscheinen an verschiedenen Tagen und auf verschiedenen Belegen. Ein Geldverkehrs- oder Durchlaufkonto in Klasse 2 verhindert Doppel- oder Fehlbuchungen:
| Schritt | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Entnahme aus der Kassa (Einzahlungsbeleg) | Geldverkehrskonto 1.000 | 2700 Kassa 1.000 |
| Gutschrift laut Kontoauszug | 2800 Bank 1.000 | Geldverkehrskonto 1.000 |
Barzahlung von Büromaterial um 36 € brutto: Aufwand in Klasse 7, Vorsteuer 2500, Haben 2700.
Ein Konto ohne Habensaldo
Eine Kassa kann nicht weniger als null Euro enthalten. Ein Habensaldo am Kassakonto beweist daher einen Fehler: vergessene Einnahmen, doppelt gebuchte Ausgaben oder Privatausgaben aus nicht erfassten Einnahmen. Bei einer Außenprüfung ist ein negativer Kassastand ein klassischer Anlass, die Ordnungsmäßigkeit der Bücher anzuzweifeln. Kontrollieren Sie den Saldo daher täglich und nicht erst zum Monatsende.
Kassadifferenzen
Weicht der gezählte Bestand vom Sollbestand ab, wird die Differenz nicht über die Erlöse „korrigiert“, sondern offen als Kassafehlbetrag (Aufwand, Klasse 7) oder Kassaüberschuss (Ertrag, Klasse 4) gebucht und auf dem Kassabericht dokumentiert. Details zu den Konten finden Sie unter Kassenbestand und Barkassenkontrolle.
Was nicht auf das Kassakonto gehört
- Bankomat- und Kreditkartenzahlungen: Das Geld kommt auf das Bankkonto, nicht in die Lade; sie laufen über ein eigenes Verrechnungskonto.
- Privatentnahmen des Einzelunternehmers: Gegenkonto ist das Privatkonto in Klasse 9.
- Gutscheine: Ein verkaufter Gutschein ist zunächst eine Verbindlichkeit, kein Erlös.
Registrierkasse und Abschluss
Ab bestimmten Umsatzgrenzen gelten in Österreich die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht; die Barumsätze müssen dann mit den Tagesabschlüssen der Registrierkasse übereinstimmen. Zum Bilanzstichtag gehört ein unterschriebenes Zählprotokoll zum Kassakonto. Mehr dazu unter Registrierkassenpflicht und Kassenbestand und Barkassenkontrolle.