Agenturen, Planungsbüros, IT-Dienstleister und Handwerksbetriebe haben am Bilanzstichtag oft Aufträge, die begonnen, aber nicht fertig und nicht abrechenbar sind. Die Kosten dafür – vor allem Löhne – sind im alten Jahr angefallen, der Erlös kommt erst im neuen. Damit das Jahresergebnis nicht verzerrt wird, werden diese noch nicht abrechenbaren Leistungen als Vorrat aktiviert.
Drei Fälle unterscheiden
| Situation zum Stichtag | Behandlung |
|---|---|
| Leistung fertig oder Teilleistung vereinbart und erbracht, Rechnung fehlt | Erlös und Forderung im alten Jahr, siehe Noch nicht fakturierte Leistungen zum Periodenende |
| Auftrag begonnen, nichts abrechenbar | noch nicht abrechenbare Leistung (Klasse 1), zu Herstellungskosten |
| Vorausrechnung, Leistung noch nicht erbracht | erhaltene Anzahlung bzw. passive Rechnungsabgrenzung |
Bewertung zu Herstellungskosten
Nach UGB werden unfertige Leistungen mit den Herstellungskosten angesetzt: Einzelkosten (direkte Stunden zum Stundensatz ohne Gewinn, Fremdleistungen, Material) und angemessene Teile der Gemeinkosten des Leistungsbereichs. Vertriebs- und allgemeine Verwaltungskosten gehören nicht dazu. Ein Gewinnanteil darf nicht aktiviert werden.
Beispiel: Ein Planungsbüro hat für ein Projekt (Pauschalhonorar 24.000 € netto) bis 31. Dezember 120 Stunden geleistet. Kosten je Stunde inklusive Lohnnebenkosten 48 €, dazu Fremdleistungen 1.500 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Noch nicht abrechenbare Leistungen (Klasse 1) | 7.260 | |
| Bestandsveränderung (Klasse 4) | 7.260 |
Im neuen Jahr wird der Bestand aufgelöst (Bestandsveränderung an Vorrat), und mit der Schlussrechnung entsteht der volle Erlös.
Verlustfreie Bewertung
Zeichnet sich ab, dass die Gesamtkosten den Auftragswert übersteigen, ist der Bestand abzuwerten, gegebenenfalls zusätzlich eine Drohverlustrückstellung zu bilden. Pauschalaufträge, bei denen die Stunden davonlaufen, sind der typische Fall.
Langfristige Fertigung
Für Aufträge, die sich über mehr als zwölf Monate erstrecken, erlaubt das UGB unter Voraussetzungen eine Gewinnrealisierung nach dem Leistungsfortschritt. Für kleine Dienstleister ist das selten relevant; klären Sie es im Einzelfall mit der Steuerberatung.
Ohne Stundenaufzeichnung geht es nicht
| Projekt | Kunde | Stunden | Kosten je Stunde | Fremdkosten | Bestand | Verlust droht? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Planung Halle | Kunde A | 120 | 48 | 1.500 | 7.260 | nein |
Diese Liste ist der Nachweis für den Bestand. Ohne Zeiterfassung lässt er sich weder berechnen noch belegen.
Zur Projektkalkulation siehe Projektwirtschaftlichkeit für kleine Unternehmen; zu den Konten Angefangene Arbeiten im Kontenrahmen.