Wenn ein Kunde 2.000 € auf eine Rechnung über 3.000 € überweist, ist die Buchung einfach: Bank an Debitor, Teilausgleich des offenen Postens. Die eigentliche Frage lautet: Warum fehlen 1.000 €?
Teilzahlungen von Kunden
Buchung: 2800 Bank 2.000 an Debitor 2.000. In der Offene-Posten-Liste bleibt ein Rest von 1.000 € mit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum stehen; er erscheint in Mahnliste und Altersstruktur.
Mögliche Gründe:
| Grund | Nächster Schritt |
|---|---|
| Vereinbarte Raten | Ratenplan erfassen, Mahnung aussetzen, solange er eingehalten wird |
| Kunde bestreitet einen Teil | Streitfall klären, ggf. Rechnungskorrektur |
| Unberechtigt abgezogenes Skonto | Konditionen erinnern, Rest einfordern |
| Haftrücklass bzw. Deckungsrücklass im Bau | Freigabetermin laut Vertrag überwachen |
| Bankspesen bei Auslandsüberweisung abgezogen | je nach Vereinbarung ausbuchen oder einfordern |
| Versehen des Kunden | Restbetrag anfordern |
Umsatzsteuer
Bei Sollbesteuerung ist die Umsatzsteuer mit Leistung und Rechnung bereits geschuldet; die Teilzahlung ändert daran nichts. Bei Istbesteuerung entsteht die Steuer erst mit Vereinnahmung, also nur anteilig für die gezahlten 2.000 €. Ihre Software sollte das über den Steuercode richtig abbilden.
Kleinstdifferenzen
Überweist der Kunde 2.999,60 € statt 3.000 €, lohnt keine Mahnung. Legen Sie eine Bagatellgrenze fest, unter der Differenzen automatisch als Zahlungsdifferenz ausgebucht werden; siehe Kleine Restsalden ausbuchen.
Teilzahlungen an Lieferanten
Auch auf der Einkaufsseite gibt es gute Gründe, eine Rechnung nicht auf einmal zu bezahlen:
- Vereinbarte Raten, etwa bei größeren Anschaffungen: schriftlich festhalten, jede Zahlung gegen die Rechnung teilweise ausgleichen.
- Mangel an einem Teil der Lieferung: den unstrittigen Teil zahlen, den Rest sperren, siehe Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungssperren.
- Engpass in der Liquidität: Vor dem Fälligkeitstag mit dem Lieferanten sprechen und eine Vereinbarung treffen. Eine stillschweigende Teilzahlung kann Verzugszinsen und den Verlust von Skonto nach sich ziehen.
Die Vorsteuer steht mit der Rechnung in voller Höhe zu, unabhängig davon, wie viel schon bezahlt ist – außer der Lieferant unterliegt der Istbesteuerung und die Leistung ist noch nicht erbracht (Anzahlungsfall).
| Lieferant | Rechnung | Betrag | Bezahlt | Offen | Grund | Nächste Rate |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Maschinenhändler A | 7721 | 14.400 | 7.200 | 7.200 | Ratenvereinbarung | 30. Juni |
| Großhändler B | 50934 | 2.640 | 2.160 | 480 | Mangel | gesperrt |
Kontrollen
- Jede teilbezahlte Rechnung hat einen dokumentierten Grund.
- Ratenpläne werden auf beiden Seiten überwacht.
- Alte Restbeträge werden im Abschluss wie andere offene Posten bewertet.
Das Mahnwesen beschreibt Forderungsmanagement und Mahnroutine.