Mangelhafte Lieferung, falscher Preis, Leistung nicht wie vereinbart: Streit über Rechnungen gehört zum Geschäftsleben. Schwierig wird es erst, wenn ganze Rechnungen auf unbestimmte Zeit liegen bleiben, niemand mehr weiß, worum es ging, und im Abschluss eine Forderung steht, die nie bezahlt wird.
Eingangsrechnungen: gezielt sperren
- Strittigen Betrag festlegen: eine Position, eine Menge, ein Preis.
- Zahlungssperre in der Software nur auf diesen Teil bzw. auf die Rechnung mit Vermerk setzen, damit sie im Zahlungslauf nicht mitläuft.
- Den unstrittigen Teil fristgerecht zahlen.
- Dem Lieferanten schriftlich mitteilen, was beanstandet wird und was erwartet wird (Rechnungskorrektur, Nachlieferung, Preisnachlass).
Die Rechnung bleibt gebucht; die Vorsteuer wurde mit Rechnungserhalt abgezogen. Kommt eine Rechnungskorrektur, wird die Vorsteuer in diesem Zeitraum gemindert.
Ausgangsrechnungen: Einwand des Kunden
- Mahnungen für die strittige Rechnung stoppen, für andere Rechnungen nicht.
- Rasch antworten, mit Lieferschein, Leistungsnachweis oder Auftragsbestätigung.
- Ist der Einwand berechtigt: Rechnungskorrektur ausstellen statt die Rechnung zu löschen.
- Ist er unberechtigt: schriftlich begründen und Zahlung einfordern.
Die Streitliste
| Partner | Rechnung | Betrag gesamt | Strittig | Grund | Seit | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lieferant X | 2026-551 | 3.600 | 480 | 4 Teile beschädigt | 2. Mai | Rückmeldung bis 12. Mai |
| Kunde Y | AR-0388 | 1.920 | 1.920 | Termin verspätet | 25. April | Gespräch 8. Mai |
Die Liste wird wöchentlich durchgesehen. Ein Fall, der nach einigen Monaten nicht gelöst ist, braucht eine Entscheidung: Vergleich, Teilnachlass oder rechtliche Schritte.
Im Jahresabschluss
| Situation | Behandlung |
|---|---|
| Kunde bestreitet berechtigt, Nachlass wahrscheinlich | Forderung bzw. Erlös entsprechend mindern |
| Einbringlichkeit zweifelhaft | Einzelwertberichtigung auf den Nettobetrag |
| Gerichtsverfahren, Verlust wahrscheinlich | Rückstellung für Prozesskosten bzw. Risiken |
| Lieferant wird voraussichtlich gutschreiben | Forderung bzw. Minderung der Verbindlichkeit, wenn hinreichend sicher |
Mehr dazu unter Uneinbringliche Forderungen und Ausbuchung und Rückstellungen für Rechtsstreitigkeiten.
Was vermieden werden sollte
- Die ganze Rechnung sperren, obwohl nur eine Position strittig ist – das kann Verzugszinsen auslösen.
- Strittige Rechnungen aus der Buchhaltung löschen.
- Den Streit nur mündlich führen.
Mahnwesen für unstrittige Forderungen beschreibt Forderungsmanagement und Mahnroutine.