Betriebshaftpflicht, Betriebsunterbrechung, Gebäude- und Inhaltsversicherung, Rechtsschutz, Cyberversicherung, Kfz-Versicherungen: Die meisten Polizzen werden jährlich im Voraus bezahlt und laufen nicht mit dem Wirtschaftsjahr. Daraus ergeben sich die zwei Hauptthemen für die Buchhaltung: Abgrenzung und die richtige Behandlung der Versicherungssteuer.
Konten
| Konto (Beispiel) | Klasse | Inhalt |
|---|---|---|
| Versicherungsaufwand | 7 | Betriebs-, Sach- und Haftpflichtversicherungen |
| Kfz-Versicherung | 7 | Haftpflicht und Kasko, meist bei den Kfz-Kosten |
| Aktive Rechnungsabgrenzung | 2 | vorausbezahlter Prämienanteil |
| Sonstige betriebliche Erträge – Versicherungsentschädigungen | 4 | Leistungen der Versicherung |
Prämien für Versicherungen, die eine Person absichern, etwa eine Er- und Ablebensversicherung des Geschäftsführers, sollten auf einem eigenen Konto stehen, weil ihre steuerliche Behandlung vom Zweck abhängt.
Keine Vorsteuer, aber Versicherungssteuer
Versicherungsleistungen sind von der Umsatzsteuer befreit, die Prämienrechnung enthält daher keine abziehbare Vorsteuer. Sie enthält aber Versicherungssteuer, bei Kfz-Haftpflicht zusätzlich die motorbezogene Versicherungssteuer. Beide sind Teil des Aufwands und werden nicht auf ein Vorsteuerkonto gebucht.
Jahresprämie abgrenzen
Ein Unternehmen mit Bilanzstichtag 31. Dezember zahlt am 1. Juli 2.400 € Jahresprämie für die Betriebsversicherung bis 30. Juni.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Versicherungsaufwand (Kl. 7) | 2.400 | |
| 2800 Bank | 2.400 |
Zum Bilanzstichtag betrifft die Hälfte das Folgejahr:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Aktive Rechnungsabgrenzung (Kl. 2) | 1.200 | |
| Versicherungsaufwand (Kl. 7) | 1.200 |
Im neuen Jahr wird die Abgrenzung aufgelöst. Bei monatlicher Zahlung mit Unterjährigkeitszuschlag ist nichts abzugrenzen.
Wenn die Versicherung zahlt
Eine Versicherungsentschädigung wird erfasst, sobald der Anspruch dem Grunde und der Höhe nach feststeht, in der Regel mit der Deckungszusage. Bis dahin wird der Schaden gebucht, die Entschädigung aber nicht vorweggenommen. Die Entschädigung ist ein sonstiger Ertrag; sie ist kein Entgelt für eine Leistung und daher nicht umsatzsteuerbar. Wird ein zerstörtes Anlagegut ersetzt, ist der Restbuchwert als Abgang zu erfassen und das neue Gut zu aktivieren; die Entschädigung wird nicht mit den Anschaffungskosten verrechnet, außer eine steuerliche Übertragung stiller Reserven nach § 12 EStG wird in Anspruch genommen.
Private Versicherungen
Private Kranken-, Unfall- oder Lebensversicherungen des Einzelunternehmers sind keine Betriebsausgaben. Zahlt eine GmbH eine private Versicherung des Gesellschafter-Geschäftsführers, ist das Teil seiner Bezüge bzw. eine Entnahme und muss entsprechend behandelt werden.
Polizzen-Überblick
Eine kurze Liste mit Versicherer, Polizzennummer, Deckung, Prämie, Fälligkeit und Kündigungsfrist erleichtert Abgrenzung und Vertragsprüfung. Sie gehört in die Abschlussunterlagen, siehe Abgrenzungen im Jahresabschluss.
Die Systematik der Rechnungsabgrenzung zeigt Abgrenzungen im Kontenrahmen.