Når virksomheden skifter regnskabsprogram, starter det nye system ikke fra nul. Det skal have en åbningsbalance: alle balancekontienes saldi pr. skæringsdagen, så bank, debitorer, kreditorer, moms og egenkapital fortsætter, hvor det gamle system slap. En fejl i åbningsbalancen følger med i alle senere perioder, så den skal være rigtig fra start.
Vælg skæringsdagen
Den enkleste skæringsdag er første dag i et nyt regnskabsår. Så skal kun balancen overføres, og resultatopgørelsen starter forfra. Skifter virksomheden midt i året, skal både balancen og årets resultatkonti overføres, ellers kan årsrapporten ikke laves i det nye system. Et skift ved starten af en momsperiode gør det også lettere at afstemme momsen.
Det skal med i åbningsbalancen
| Område | Hvad der overføres | Detaljeniveau |
|---|---|---|
| Bank og kasse | Saldo pr. konto | Skal stemme med kontoudtog |
| Debitorer | Hver åben faktura pr. kunde | Fakturanummer, dato, forfald, beløb |
| Kreditorer | Hver åben faktura pr. leverandør | Som for debitorer |
| Moms | Saldo på salgsmoms, købsmoms og afregningskonto | Afstemt mod seneste angivelse |
| Anlægsaktiver | Kostpris og akkumulerede afskrivninger pr. gruppe | Plus anlægskartotek pr. aktiv |
| Varelager | Lagerværdi | Plus lagerliste, hvis lagerstyring flyttes |
| Løngæld | Skyldig A-skat, AM-bidrag, ATP, pension, feriepenge | Pr. konto |
| Egenkapital | Pr. konto | Skal svare til sidste årsrapport plus årets resultat |
Debitorer og kreditorer skal overføres som åbne poster, ikke kun som en saldo. Ellers kan betalinger efter skiftet ikke matches med fakturaerne.
Mapping af konti
Har det nye system en anden kontoplan, skal hver gammel konto have en ny konto. Lav mappingen i et regneark, før data importeres, og kontroller, at saldobalancen går i nul efter mapping. Se kontoplan-mapping ved migrering.
Kontroller før første bogføring
- Saldobalancen i det nye system pr. skæringsdagen = saldobalancen i det gamle system.
- Debitorlisten = debitorkontoen; kreditorlisten = kreditorkontoen.
- Banksaldi = kontoudtog pr. skæringsdagen.
- Egenkapitalen svarer til det, revisor har godkendt for sidste år.
Bogfør først nye posteringer, når alle fire kontroller er i orden. Gem et udtræk af begge systemers saldobalance som bilag til åbningsposteringen.
Det gamle system
Det gamle regnskab og alle bilag skal opbevares i fem år efter regnskabsårets udgang, også efter skiftet. Sørg for et fuldt eksport, før abonnementet opsiges; se historiske data ved systemskifte. Den samlede plan for et systemskifte er beskrevet i skift regnskabssystem uden kaos.