Afregning af betalingsterminaler i bogføringen handler ikke kun om at finde beløbet på bankkontoen. Kortindløseren kan udbetale et nettobeløb, hvor gebyrer, returbetalinger eller tidligere korrektioner allerede er modregnet. Hvis nettobeløbet bogføres direkte som salg, bliver både omsætning og omkostninger uklare.
En god afstemning kobler dagsrapporten, terminalrapporten og bankposteringen. De tre kilder kan have forskellige datoer, men de skal kunne bindes sammen.
Hvad skal afstemmes?
| Del | Hvad den forklarer |
|---|---|
| Bruttosalg | det kunden betalte før gebyrer |
| Returbetalinger | beløb der reducerer terminalafregningen |
| Terminalgebyrer | omkostningen ved kortbetalingen |
| Afregningsdato | hvornår pengene forventes i banken |
| Nettoudbetaling | det beløb banken faktisk modtager |
Eksempel på en terminalafregning
Butikken har kortsalg for 8.000 kr. Terminalleverandøren fratrækker 120 kr. i gebyrer og 300 kr. i returbetaling fra en tidligere dag. Banken modtager derfor 7.580 kr. Bogføringen skal stadig kunne vise bruttosalget, gebyret, returbetalingen og nettobeløbet hver for sig.
Hvis banken alene bruges som kilde, kan det ligne et salg på 7.580 kr. Det gør rapporteringen svagere og gør moms, gebyrer og returvarer sværere at kontrollere.
Hvor går det ofte galt?
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Datoer | salgsdag og bankdag blandes sammen |
| Gebyrer | terminalgebyrer forsvinder i nettoudbetalingen |
| Retur | tilbagebetalinger mangler sammenhæng til dagsrapporten |
| Flere terminaler | afregninger fordeles ikke på butik, terminal eller kanal |
| Dokumentation | terminalrapporten mangler ved senere afstemning |
En praktisk arbejdsgang
- Start med dagsopgørelse af kasse og kortbetalinger, så terminaltallene er kontrolleret mod salget.
- Gem terminalrapporten sammen med bilag og kvitteringer i bogføringen.
- Bogfør bruttosalg og terminalgebyrer adskilt, når rapporten giver grundlag for det.
- Match nettoudbetalingen i bankafstemning i små virksomheder.
- Lad tilbagevendende afvigelser indgå i månedsluk for små virksomheder.
Hvornår kræver det ekstra opdeling?
Ekstra opdeling er nyttig, hvis virksomheden har flere terminaler, flere butikker eller både fysisk salg og onlinebetalinger. Så kan en samlet bankudbetaling godt stemme, selv om én terminal eller én salgskanal har fejl.
Kort fortalt
Terminalafregninger bliver først tydelige, når bruttosalg, gebyrer, returbetalinger og bankens nettoudbetaling kan forklares sammen. Det gør både dagsopgørelse og månedsluk mere robuste.