Efter bogføringsloven skal virksomheden opbevare sit regnskabsmateriale i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Et bilag fra marts i et kalenderår skal altså gemmes, til fem år efter det pågældende års 31. december er gået. Materialet skal opbevares sikkert, så det ikke ændres eller går tabt, og så det kan fremvises for myndighederne.
Hvad er regnskabsmateriale?
| Hører til | Eksempler |
|---|---|
| Registreringer | Bogføringen i regnskabsprogrammet, posteringslister, saldobalancer |
| Bilag | Købs- og salgsfakturaer, kvitteringer, kontoudtog, lønsedler |
| Dokumentation for processer | Beskrivelse af bogføringsprocedurer, systemdokumentation |
| Afstemninger og opgørelser | Bankafstemninger, lageroptællinger, momsafstemninger |
| Årsrapporter og skatteopgørelser | Årsrapport, revisorprotokol, selvangivelse |
| Aftaler af betydning for regnskabet | Lejekontrakter, leasingaftaler, lånedokumenter |
E-mails og chatbeskeder er regnskabsmateriale, når de dokumenterer en transaktion, fx en aftale om rabat.
Digital opbevaring
Bogføringsloven kræver, at bogføring sker i et digitalt bogføringssystem, og at bilag opbevares digitalt. Et registreret bogføringssystem opbevarer bilag og registreringer for virksomheden, men det fritager ikke virksomheden for ansvaret. Bruger virksomheden et ikke-registreret system, skal den selv sørge for, at kravene er opfyldt. Erhvervsstyrelsen beskriver kravene i sin vejledning om bogføringsloven.
Papirbilag, der modtages, skal digitaliseres. Selve papiret kan herefter som udgangspunkt kasseres, men kontrollér reglerne for den konkrete bilagstype, før du smider originaler ud.
Sådan bygger du arkivet op
- Ét sted for bilag: helst i regnskabsprogrammet, knyttet direkte til posteringen.
- Ét sted for øvrigt materiale: en mappe pr. regnskabsår med undermapper for afstemninger, årsafslutning, aftaler og løn.
- Faste navne, så filer kan findes uden at åbne dem; se navngivning af bilag og filstruktur.
- Backup: sikkerhedskopi hos en anden udbyder eller på et andet medie, så et nedbrud ikke sletter fem års materiale.
- Adgangsstyring: kun de personer, der skal bruge materialet, har adgang; løn og personaledata er fortrolige.
Ved systemskifte og lukning
Skifter virksomheden system, skal det gamle materiale stadig kunne findes og læses. Eksportér alt i et læsbart format, før abonnementet stopper. Lukker virksomheden, gælder opbevaringspligten fortsat; se bilagsarkiv ved systemskifte.
Personoplysninger
Fem års opbevaring går forud for ønsket om at slette personoplysninger, men når fristen er udløbet, bør materiale med personoplysninger slettes. Lav en fast årlig oprydning af det ældste år. Se også digital opbevaring af bilag.