Et bilag, der ikke kan findes, er næsten lige så slemt som et bilag, der mangler. Når bilag knyttes direkte til posteringen i regnskabsprogrammet, er filnavnet mindre vigtigt. Men alt det, der ligger uden for programmet, fx afstemninger, kontrakter, lønopgørelser og materiale til revisor, kræver en navnekonvention og en fast filstruktur.
En navnekonvention, der virker
Brug samme rækkefølge hver gang: dato – modpart – indhold – beløb eller nummer.
| Dårligt navn | Godt navn |
|---|---|
| scan0034.pdf | 2026-03-14_Elselskabet_aarsopgoerelse_3200.pdf |
| faktura.pdf | 2026-04-02_Kontorland_faktura-58821.pdf |
| afstemning endelig v2.xlsx | 2026-06-30_bankafstemning_driftskonto.xlsx |
| kontrakt.pdf | 2025-11-01_Udlejer_lejekontrakt_kontor.pdf |
Datoen skrives år-måned-dag, så filerne sorteres kronologisk. Undgå æ, ø og å og mellemrum i filnavne, hvis filerne skal deles mellem forskellige systemer.
Mappestruktur pr. regnskabsår
Regnskab/
2026/
01-bank-og-afstemninger/
02-moms/
03-loen/
04-aftaler/
05-anlaeg-og-lager/
06-maanedsluk/
07-aarsafslutning/
08-korrespondance-myndigheder/
Numre foran mappenavnene holder rækkefølgen fast. Lav samme struktur hvert år, så alle ved, hvor de skal lede. Bilag, der hører til posteringer, ligger i regnskabsprogrammet og ikke her.
Regler for hvem der gør hvad
- Én person ejer strukturen og opretter næste års mapper i december.
- Gem endelige versioner, og slet kladder, når en afstemning er færdig. “v2” og “endelig” i filnavnet er et tegn på, at der mangler en regel.
- Bilag fra mails gemmes med det samme, enten i regnskabsprogrammet eller i den rigtige mappe. En indbakke er ikke et arkiv.
Knyt filerne til bogføringen
En afstemning skal kunne findes fra den konto, den afstemmer. Skriv filnavnet eller placeringen i posteringsteksten eller i en note på kontoen. Så kan revisor gå fra saldobalancen til dokumentationen uden at spørge. Se dokumentation til månedsluk og årsafslutning.
Hvor længe?
Filstrukturen skal holde i mindst fem år efter regnskabsårets udgang, fordi det er opbevaringskravet for regnskabsmateriale; se arkivering af regnskabsmateriale. Mere om at standardisere navne i standardisering af bilagsnavne.