En chargeback opstår, når en kortholder gør indsigelse over for sin bank, fx fordi varen aldrig kom, eller fordi kortet er misbrugt. Kortudstederen trækker beløbet tilbage via indløseren, som modregner det i virksomhedens næste udbetaling. Virksomheden kan ofte bestride sagen med dokumentation, og først når den er afgjort, ved man, om salget er tabt.
Forløbet
| Trin | Hvad sker | Bogføring |
|---|---|---|
| Salg | Kunden betaler med kort | Salg og salgsmoms mod mellemkonto for kortindløsning |
| Udbetaling | Indløseren udbetaler | Bank mod mellemkonto |
| Indsigelse | Indløseren trækker beløbet tilbage | Tilgodehavende ved chargeback mod bank eller mellemkonto |
| Afgørelse til virksomhedens fordel | Beløbet udbetales igen | Bank mod tilgodehavende |
| Afgørelse til kundens fordel | Salget er tabt | Kreditnota eller tab |
Bogføring under indsigelsen
Indløseren modregner 2.500 kr. i næste udbetaling for en bestridt ordre.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Tilgodehavende ved chargebacks | 2.500 | |
| Tilgodehavende, kortindløser | 2.500 |
Salget og momsen røres ikke endnu. Tilgodehavendet viser, at sagen er åben.
Når sagen er afgjort
Virksomheden vinder: indløseren udbetaler igen, og tilgodehavendet nulstilles mod banken.
Kunden vinder, fx fordi varen ikke blev leveret: virksomheden udsteder en kreditnota, som nedsætter salget og salgsmomsen, og tilgodehavendet nulstilles.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Salg | 2.000 | |
| Salgsmoms | 500 | |
| Tilgodehavende ved chargebacks | 2.500 |
Svindel med stjålet kort, hvor varen er leveret: der er ikke tale om en annulleret handel, men et tab. Kan momsen reguleres, afhænger det af omstændighederne; afklar med revisor ved større beløb. Chargeback-gebyret fra indløseren er en særskilt omkostning.
Hvordan du bestrider
Svar indløseren inden fristen med ordrebekræftelse, leveringsbevis med sporing, kommunikation med kunden og vilkårene, kunden accepterede. Gem materialet sammen med ordren, så det kan findes hurtigt.
Forebyg chargebacks
- Brug stærk kundeautentificering ved onlinebetalinger.
- Send tydelige ordrebekræftelser og forsendelsesoplysninger.
- Gør det let for kunden at kontakte jer og få refusion, før de går til banken.
- Brug et genkendeligt navn på kontoudtoget.
Kontiene for kortsalg er beskrevet i kortbetalinger og mellemkonti og chargebacks og indsigelser i kontoplanen.