Når en kunde betaler med kort, MobilePay eller via en betalingsløsning på nettet, er salget sket med det samme, men pengene kommer først ind på bankkontoen efter et par dage. Indløseren samler ofte flere dages salg i én udbetaling og trækker gebyrerne fra. Uden en mellemkonto er det næsten umuligt at se, om alle salg faktisk er afregnet.
Princippet
Mellemkontoen er et tilgodehavende hos indløseren. Salget debiteres mellemkontoen, udbetalingen og gebyrerne krediteres den. Når alt er afregnet, er saldoen nul, og en saldo, der ikke er nul, er præcis de salg, der endnu ikke er udbetalt.
Én mellemkonto pr. indløser
| Konto (eksempel) | Bruges til |
|---|---|
| Tilgodehavende, kortindløser | Fysiske kortterminaler |
| Tilgodehavende, MobilePay | MobilePay-salg |
| Tilgodehavende, webshop-betalinger | Online betalingsgateway |
| Gebyrer, betalingsløsninger | Indløsnings- og transaktionsgebyrer |
Adskilte konti betyder, at hver saldo kan afstemmes mod netop den indløsers afregningsrapport. Ligger alle betalingsformer på én konto, kan en manglende MobilePay-udbetaling skjule sig bag et kortsalg, der er udbetalt to gange.
Eksempel: tre dages kortsalg
En butik sælger for 10.000 kr. på kort mandag til onsdag. Indløseren udbetaler fredag 9.850 kr. og har trukket 150 kr. i gebyrer.
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Salgsdage | Tilgodehavende, kortindløser | 10.000 | |
| Salgsdage | Salg og salgsmoms | 10.000 | |
| Fredag | Bank | 9.850 | |
| Fredag | Gebyrer, betalingsløsninger | 150 | |
| Fredag | Tilgodehavende, kortindløser | 10.000 |
Salget bogføres brutto, og gebyret bogføres som omkostning. Bogfører man kun de 9.850 kr. som salg, bliver både omsætningen og salgsmomsen for lav. Gebyrerne for kortindløsning er som udgangspunkt momsfrie finansielle ydelser.
Refusioner og chargebacks
Når en kunde får pengene retur på kortet, krediteres mellemkontoen, og salget og salgsmomsen nedsættes med en kreditnota eller tilbageførsel. En chargeback, hvor kortudstederen trækker pengene tilbage, behandles på samme måde, indtil sagen er afgjort; se chargebacks og omtvistede kortbetalinger.
Reserver hos betalingsudbydere
Nogle udbydere tilbageholder en del af salget som sikkerhed. Det beløb er stadig virksomhedens tilgodehavende og bør stå på en særskilt konto, så det ikke ligner et uafstemt salg; se reserver hos betalingsudbydere.
Den daglige og ugentlige arbejdsgang med afregningsrapporterne er beskrevet i afregning af betalingsterminaler i bogføringen.
Andre mellemkonti
Samme princip bruges til deponeringskonti (escrow), hvor en købesum står hos en tredjepart, indtil betingelser er opfyldt, til uidentificerede indbetalinger, der endnu ikke kan henføres til en kunde, og til små afrundingsdifferencer. En mellemkonto skal kunne forklares post for post og tømmes løbende; gamle poster er tegn på manglende afstemning.