Firmakort sparer tid i hverdagen, men de giver hurtigt rod, hvis udgifterne ikke bliver dokumenteret og afstemt konsekvent. For danske virksomheder er en enkel rutine nok til at gøre kortkøb sporbare og troværdige.
Hvad skal være på plads?
- hver kortbruger har et klart ansvar
- bilag bliver afleveret løbende
- kortudtog bliver afstemt uden forsinkelse
- private og erhvervsmæssige køb bliver skilt ad
Typiske fejl
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Bilag | kortkøb mangler kvittering eller forklaring |
| Ansvar | ingen ved hvem der foretog købet |
| Afstemning | kortudtog stemmer ikke med bogføringen ved månedsluk |
En enkel arbejdsgang
- Knyt firmakort til den samme disciplin som Bilag og kvitteringer i bogføringen, så bogføring aldrig starter uden dokumentation.
- Brug samme kontrol som ved Udlæg og medarbejderudgifter i bogføringen, hvis medarbejdere bruger kortet til rejser eller småindkøb.
- Afstem korttransaktionerne mod bank og leverandører i samme rytme som Bankafstemning i små virksomheder.
- Hvis kortet bruges til større indkøb, så lad kontrol og betaling hænge sammen med Betalingskørsler til leverandører.
Kort fortalt
Kortudgifter bliver ufarlige, når ansvar, bilag og afstemning følges ad. Det giver mindre oprydning og mere tillid til tallene.