De fleste posteringer kommer fra fakturaer, bankimport og lønsystemet og har et bilag fra en tredjepart. Manuelle posteringer, som omposteringer, periodiseringer, rettelser og årsafslutningsposter, laves derimod af en person i virksomheden. De er nødvendige, men de er også der, hvor fejl og bevidste manipulationer typisk sker. Derfor skal de have mere kontrol end resten.
Hvad tæller som en manuel postering?
| Type | Eksempel | Risiko |
|---|---|---|
| Ompostering | Udgift flyttet fra én konto til en anden | Skjuler fejl, flytter resultat mellem perioder |
| Periodisering og hensættelse | Skyldige omkostninger, igangværende arbejde | Skøn, der kan være forkert |
| Rettelse | Fejl i tidligere postering | Ny fejl, hvis grundlaget er uklart |
| Årsafslutning | Afskrivninger, skat, lagerregulering | Store beløb |
| Direkte posteringer på samlekonti | Debitorer eller kreditorer uden om underbogholderiet | Saldi, der ikke stemmer |
Krav til hver manuel postering
- Bilag: en beregning, en mail, en aftale eller et udtræk, der forklarer beløbet.
- Tekst: hvad og hvorfor, ikke bare “ompostering”.
- Reference: til den oprindelige postering, hvis der rettes.
- Godkendelse: af en anden person end den, der bogfører, over en fastsat beløbsgrænse.
I en virksomhed med én bogholder kan ejeren godkende ved månedsluk ud fra en liste over månedens manuelle posteringer. Det tager få minutter.
Revisionssporet
Bogføringsloven kræver, at registreringerne kan følges fra bilag til regnskab og tilbage, og at rettelser ikke sletter den oprindelige registrering. I praksis betyder det:
- bogførte posteringer slettes ikke, de tilbageføres eller rettes med nye posteringer
- det skal kunne ses, hvem der har bogført og hvornår
- lukkede perioder åbnes ikke for at ændre gamle posteringer
Registrerede digitale bogføringssystemer understøtter dette, men det kræver, at brugerne bruger funktionerne rigtigt. Se Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven og revisionsspor og rettelser i systemet.
Brugerrettigheder
Begræns, hvem der kan bogføre manuelt på balancekonti, låse perioder og ændre kontoplanen. Den person, der godkender betalinger, bør ikke også kunne ompostere uden kontrol. Se brugerrettigheder i regnskabssystem.
Månedlig gennemgang
Træk en liste over alle manuelle posteringer i måneden, sorteret efter beløb. Spørg ved de største: er der bilag, giver forklaringen mening, og er den godkendt? Gem listen med godkendelsen som en del af månedsluk. Se også korrektionsposteringer og omklassificeringer.