Kreditnotaer og andre fakturarettelser opstår, når en tidligere faktura ikke længere viser det rigtige beløb eller den rigtige leverance. For små virksomheder er udfordringen sjældent selve rettelsen, men at sikre at kunde, bogføring og moms følger med uden forvirring.
Hvornår bliver en rettelse relevant?
- en vare er returneret eller en ydelse er annulleret
- prisen på den oprindelige faktura var forkert
- mængde eller leverancebeskrivelse skal korrigeres
- fakturaen skal delvist eller helt tilbageføres
Hvad bør være tydeligt i rettelsen?
| Felt | Hvorfor det er vigtigt |
|---|---|
| reference til oprindelig faktura | viser hvad der korrigeres |
| dato for rettelsen | placerer rettelsen i den rigtige periode |
| korrigeret beløb og moms | gør efterregning mulig |
| forklaring på ændringen | reducerer tvivl hos kunden |
| ny saldo eller konsekvens | viser hvad kunden nu skal betale eller have retur |
Sådan holder du processen enkel
- Ret altid med tydelig reference til den oprindelige faktura.
- Sørg for, at rettelsen følger samme struktur som obligatoriske oplysninger på en faktura.
- Opdatér kundeopfølgning og åbne poster med det samme.
- Kontrollér, at konsekvensen også fremgår i opfølgning på udestående fakturaer og senere momsafregning for små virksomheder.
Hvorfor rettelser let skaber rod
Hvis en rettelse kun sendes som mail eller notat uden en klar dokumentation, bliver det sværere at forstå, hvorfor saldoen hos kunden ikke længere passer. Det skaber ofte ekstra arbejde i både bogføring og likviditetsopfølgning.
En fast logik for kreditnotaer gør det samtidig lettere at se forskel på en reel tvist, en almindelig rabat og en korrekt formel rettelse.
Kort fortalt
Kreditnotaer og fakturarettelser bør være lige så tydelige som den oprindelige faktura. Jo klarere rettelsen er, desto mindre oprydning opstår der bagefter.