Når en virksomhed sender en faktura, er det ikke nok, at beløbet og modtageren virker rigtige. Fakturaen skal også være tydelig nok til, at kunden kan godkende den, betale den og bruge den i sin egen bogføring uden ekstra frem og tilbage.
Hvad bør altid være med?
| Felt | Hvorfor det er vigtigt |
|---|---|
| fakturanummer | gør fakturaen entydig i opfølgning og bogføring |
| fakturadato | viser hvilken periode fakturaen tilhører |
| sælgeroplysninger | gør det tydeligt hvem der fakturerer |
| kundeoplysninger | viser hvem fakturaen er stilet til |
| linjer med varer eller ydelser | forklarer hvad kunden faktisk betaler for |
| pris, moms og total | gør beløbet let at kontrollere |
| betalingsfrist og konto | gør betalingen lettere at gennemføre korrekt |
Hvorfor betyder detaljerne så meget?
Små fejl eller mangler giver hurtigt spørgsmål, forsinkede betalinger og mere manuelt arbejde. En faktura uden klar beskrivelse eller tydelige betalingsoplysninger kan i praksis gøre likviditetsstyringen dårligere, selv om arbejdet er leveret.
Brug en fast struktur hver gang
Hvis virksomheden ofte sender fakturaer manuelt, hjælper det at bruge en fast skabelon som gratis faktura. Jo mere ens formatet er, desto lettere bliver både betaling og senere momsafregning.
Det gør også senere kreditnotaer og fakturarettelser mere overskuelige, fordi rettelsen kan bygges på den samme tydelige struktur som den oprindelige faktura.
En kort kontrol før udsendelse
- Er fakturanummer og dato med?
- Er kunden og leverancen beskrevet tydeligt?
- Stemmer moms, subtotal og total?
- Er betalingsfrist og konto lette at finde?
Vil du have hele processen med, så følg sådan laver du en korrekt faktura. Sender du fakturaer til det offentlige, skal du desuden kende OIOUBL og NemHandel.
Kort fortalt
En faktura bør kunne forstås med det samme. Jo klarere oplysningerne er, desto mindre friktion bliver der i betaling, bogføring og opfølgning.