En fejl i lønnen bliver dyr i det øjeblik, den er indberettet til eIndkomst og udbetalt. Så skal der laves en rettelse i indberetningen, en ekstra lønseddel og ofte en samtale med en utilfreds medarbejder. Afstemningen før indberetning er derfor den vigtigste lønkontrol i en lille virksomhed.
Sammenlign med sidste måned
Den hurtigste kontrol er en sammenligning af denne måneds lønkørsel med sidste måneds, medarbejder for medarbejder:
| Kontrolpunkt | Hvad du leder efter |
|---|---|
| Antal medarbejdere | Nye og fratrådte er med, og kun dem |
| Bruttoløn pr. person | Ændringer skal kunne forklares med lønregulering, timer, tillæg eller fravær |
| A-skat i procent af løn | Store udsving tyder på forkert skattekort eller manglende trækprocent |
| AM-bidrag | Skal være 8 % af det AM-bidragspligtige beløb |
| Pension | Rigtige procenter og grundlag; nye medarbejdere optaget på ordningen fra rette dato |
| Feriepenge og ferietillæg | Timelønnede har fået feriegodtgørelse; funktionærer ferietillæg efter aftalen |
| Personalegoder | Fri bil, telefon og lignende er med, hvis de var med sidste måned |
Kontrollér grundlaget
- Timer og fravær: stemmer timesedler for timelønnede med lønkørslen? Er sygdom og ferie registreret, så ferie ikke både afholdes og udbetales?
- Engangsbeløb: bonus, provision, overarbejde og udlæg skal have det rigtige lønartsnummer, så skat, AM-bidrag og pension beregnes korrekt. Udlæg må ikke blive skattepligtig løn.
- Ændringer i stamdata: nye kontonumre, adresseændringer og nye pensionsaftaler. En ændret bankkonto bør altid bekræftes direkte med medarbejderen.
Afstem mod bogføringen
Efter lønkørslen skal lønposteringen i bogføringen svare til lønsystemets totaler. Kontrollér, at:
- bruttolønnen på lønkontiene svarer til lønsystemets total
- skyldig A-skat og AM-bidrag er steget med præcis de indeholdte beløb
- skyldig pension og nettoløn svarer til lønsystemets oversigter
- udbetalingsfilen til banken har samme total som skyldig nettoløn
Når indberetningen er sendt, kan du hente den fra eIndkomst og sammenligne igen. Den månedlige kontrol mod eIndkomst er beskrevet i lønafstemning med eIndkomst.
Hvem gør hvad?
I en lille virksomhed laver én person ofte både lønkørslen og bogføringen. Lad i det mindste en anden person godkende udbetalingsfilen, og gem en kort note med kontrollen og eventuelle forklaringer som bilag til lønposteringen. Det er både god intern kontrol og dokumentation, hvis en lønsag skal genåbnes senere.
Hvis fejlen allerede er sket
Er der indberettet forkert, skal indberetningen rettes i eIndkomst for den periode, fejlen vedrører, og medarbejderen skal have en korrigeret lønseddel. Bogfør rettelsen som en ny postering i den åbne periode, og henvis til den oprindelige. Fremgangsmåden ved en almindelig lønkørsel er beskrevet trin for trin i lønkørsel trin for trin.