En konsulent rejser til kunden og fakturerer hotellet videre. En håndværker køber materialer og lægger dem på regningen. En arkitekt betaler et gebyr til kommunen på vegne af bygherren. I alle tre tilfælde skal kunden betale omkostningen, men bogføringen og momsen er ikke ens. Spørgsmålet er, om der er tale om viderefakturering eller et ægte udlæg.
Forskellen
| Viderefakturering | Ægte udlæg | |
|---|---|---|
| Hvem er køber over for leverandøren? | Virksomheden | Kunden |
| Fakturaen fra leverandøren er udstedt til | Virksomheden | Kunden |
| Moms ved fakturering til kunden | Ja, som det øvrige salg | Nej, udlægget er uden for momsgrundlaget |
| Købsmoms hos virksomheden | Ja | Nej |
| Avance tilladt | Ja | Nej, beløbet videreføres uændret |
De fleste omkostninger, som virksomheder fakturerer videre, er viderefakturering. Ægte udlæg kræver, at udgiften afholdes i kundens navn og for kundens regning, typisk gebyrer til offentlige myndigheder.
Viderefakturering: bogføring
Konsulenten betaler hotel for 1.600 kr. plus moms og fakturerer kunden 1.600 kr. plus moms sammen med timerne.
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Køb | Rejseomkostninger, viderefaktureres | 1.600 | |
| Køb | Købsmoms | 400 | |
| Køb | Leverandørgæld | 2.000 | |
| Faktura til kunde | Debitorer | 2.000 | |
| Faktura til kunde | Viderefakturerede omkostninger (salg) | 1.600 | |
| Faktura til kunde | Salgsmoms | 400 |
Omkostninger, der faktureres videre, følger momsen på hovedydelsen. Har konsulenten kun delvist fradrag for en udgift, fx et restaurantbesøg på rejsen, ændrer det ikke momsen på fakturaen til kunden: viderefaktureringen er en del af konsulentens ydelse.
Ægte udlæg: bogføring
Arkitekten betaler et byggesagsgebyr på 3.000 kr. til kommunen i kundens navn.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Udlæg for kunder (tilgodehavende) | 3.000 | |
| Bank | 3.000 |
Når kunden faktureres, krediteres tilgodehavendet. Udlægget står på fakturaen som en særskilt linje uden moms og med henvisning til bilaget.
Kontoer
- Viderefakturerede omkostninger som salgskonto, så det kan ses, hvor meget af omsætningen der er gennemfakturering
- Udlæg for kunder som tilgodehavende
- Omkostningerne på en konto, hvor det kan ses, at de skal faktureres videre, eller med projektnummer
Kontrol: bliver alt faktureret?
Den største risiko er ikke momsen, men at omkostningerne aldrig bliver faktureret. Gennemgå hver måned omkostninger markeret til viderefakturering, og kontrollér, at de er med på en salgsfaktura. Se fakturering af udlæg til kunder og projektøkonomi for små virksomheder.