En virksomhed kan have et fornuftigt samlet resultat og alligevel tabe penge på hver tredje opgave. Projektøkonomi gør det synligt ved at samle salg, timer og direkte omkostninger pr. projekt. For håndværkere, bureauer, konsulenter og byggefirmaer er det den vigtigste styringsinformation, og det kræver ikke et tungt system.
Tre ting skal registreres pr. projekt
| Element | Kilde | Hvordan |
|---|---|---|
| Indtægter | Salgsfakturaer | Projektnummer på hver fakturalinje |
| Direkte omkostninger | Leverandørfakturaer, materialer, underleverandører | Projektnummer ved bogføring |
| Timer | Timeregistrering | Timer × intern kostpris pr. time |
Projektnummeret registreres som en dimension på posteringen, ikke som en konto. Kontoplanen forbliver den samme; dimensionen giver rapporten pr. projekt. Se koststeder i bogføringen.
Intern timepris
For at timerne kan indgå, skal de have en pris. En enkel metode: (løn + feriepenge + pension + andre lønomkostninger) / antal fakturerbare timer pr. år. Har en medarbejder en årlig lønomkostning på 520.000 kr. og 1.300 fakturerbare timer, er kostprisen 400 kr. pr. time. Den skal bruges i projektopgørelsen, ikke bogføres.
Efterkalkulation
| Projekt: Renovering af kontor | Budget | Faktisk |
|---|---|---|
| Faktureret | 180.000 | 180.000 |
| Materialer | 55.000 | 61.500 |
| Underleverandører | 20.000 | 20.000 |
| Timer (à 400 kr.) | 160 t = 64.000 | 205 t = 82.000 |
| Dækningsbidrag | 41.000 | 16.500 |
| Dækningsgrad | 23 % | 9 % |
Projektet blev faktureret som tilbudt, men brugte 45 timer mere end budgetteret og mere materiale. Det er netop den slags viden, der skal bruges i næste tilbud.
Projekter, der løber over periodens udgang
Er projektet ikke færdigt, men er der brugt timer og materialer, skal værdien af det udførte arbejde med i regnskabet som igangværende arbejde. Ellers viser månedsregnskabet et underskud, mens projektet kører, og et stort overskud, når det faktureres. Se igangværende arbejder for servicevirksomheder.
Kom i gang uden store systemer
- Giv hvert projekt et nummer, før det første bilag kommer.
- Kræv projektnummer på alle leverandørfakturaer og timer.
- Lav en månedlig rapport pr. projekt med faktureret, omkostninger og timer.
- Lav en efterkalkulation, når projektet afsluttes, og gem den.
Typiske fejl
- Materialer købt til lager og senere brugt på projekter bliver aldrig flyttet til projektet.
- Timer registreres samlet pr. uge uden projekt.
- Tillægsarbejde udføres uden at blive registreret eller faktureret.
Se også acontofakturering på projekter og enkle nøgletal fra bogføringen.