Med den nye bogføringslov skal mange virksomheder bruge et digitalt bogføringssystem, og de systemer, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, skal opfylde en række funktionskrav. Et af dem er, at systemet kan håndtere e-fakturaer: strukturerede fakturaer i et standardformat, der sendes og modtages gennem NemHandel og Peppol. Det betyder ikke, at alle fakturaer skal være e-fakturaer, men at muligheden skal være til stede, og at bilag fra e-fakturaer gemmes automatisk. Hvilke systemer der er registreret, fremgår af Erhvervsstyrelsens fortegnelse.
E-faktura eller PDF
| E-faktura (OIOUBL/Peppol BIS) | PDF på mail | |
|---|---|---|
| Indhold | data i faste felter: CVR, linjer, moms, betaling | et billede, der skal aflæses |
| Modtagelse | direkte i modtagerens system | i en indbakke, skal uploades eller tolkes |
| Kontering | kan foreslås automatisk ud fra leverandør og linjer | manuelt eller via tolkning |
| Kvittering | modtagelse kan dokumenteres | ingen sikker kvittering |
| Offentlige kunder | påkrævet | afvises |
Fordelen for en lille virksomhed er især på købssiden: når leverandørerne sender e-fakturaer, lander bilaget i bogføringen med beløb, moms og leverandør allerede udfyldt.
Afsendelse
For at sende e-fakturaer skal kunden kunne findes i netværket på sit CVR- eller EAN-nummer. Regnskabsprogrammet slår det op, når fakturaen sendes, og falder tilbage til mail, hvis kunden ikke er registreret. Hvordan elektroniske adresser og EAN-numre fungerer, er forklaret i Peppol-ID, EAN-nummer og e-faktura til offentlige kunder.
Abonnements- og løbende fakturaer egner sig særligt godt til e-faktura, fordi kunden kan sætte automatisk godkendelse op for faste beløb.
Modtagelse
Når virksomheden er registreret som modtager, gør systemet følgende:
- Fakturaen modtages og valideres mod formatet.
- Afsenderen får en kvittering for modtagelse (eller en afvisning med årsag).
- Fakturaen lægges i indbakken med leverandør, beløb, moms og forfaldsdato.
- Bilaget gemmes sammen med posteringen, når fakturaen bogføres.
En afvist faktura skyldes oftest forkert modtageradresse eller manglende obligatoriske felter. Afsenderen skal sende en ny; modtageren skal ikke rette i en afvist. Hold øje med fakturaer, der ligger ubehandlede i indbakken: de er modtaget, men endnu ikke bogført, og mangler derfor i kreditorlisten og momsen.
Hvad det betyder for kontrollen
E-fakturaer gør det lettere at opfylde bogføringslovens krav om, at bilag opbevares digitalt og kan kobles til posteringen. Det giver også et bedre transaktionsspor: fra modtagelse over godkendelse til betaling. Kravene til spor og opbevaring er beskrevet i kontrolspor og transaktionsspor og opbevaring af regnskabsmateriale.
Kom i gang
- Registrér virksomheden som modtager via regnskabsprogrammet.
- Bed de faste leverandører om at sende e-faktura i stedet for PDF.
- Gem EAN-numre og CVR-numre på kundekortene.
- Gennemgå ubehandlede fakturaer i indbakken ved hver månedsafslutning.