Opbevaring af regnskabsmateriale er et krav, ikke en valgfri praksis. Bogføringsloven pålægger alle bogføringspligtige at gemme deres bilag og øvrige regnskabsmateriale, så det kan fremlægges, hvis Skattestyrelsen eller en revisor beder om det. Reglerne gælder uanset om du driver en enkeltmandsvirksomhed eller et ApS, og uanset om dit materiale er digitalt eller på papir. Her får du en praktisk gennemgang af, hvad du skal gemme, hvor længe og hvordan du gør det sikkert.
Opbevaringspligt i fem år
Hovedreglen er, at regnskabsmateriale skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Fristen regnes altså fra regnskabsårets afslutning, ikke fra bilagets dato, så et bilag fra regnskabsårets første måned skal gemmes næsten seks år.
| Regnskabsår slutter | Materialet må tidligst slettes |
|---|---|
| 31. december | efter 31. december fem år senere |
| 30. juni | efter 30. juni fem år senere |
| Første regnskabsår på 18 måneder | fem år efter udgangen af det forlængede regnskabsår |
For visse typer materiale, for eksempel vedrørende fast ejendom, kan der gælde en længere periode. Er du i tvivl, er det sikreste at gemme lidt for længe frem for at slette for tidligt.
Hvad tæller som regnskabsmateriale?
Begrebet er bredere, end mange tror. Regnskabsmateriale er ikke kun bilag, men alt det, der dokumenterer og forklarer dine registreringer. Det omfatter typisk:
- bilag som salgsfakturaer, leverandørfakturaer, kvitteringer og kreditnotaer
- registreringer i bogføringen og det tilhørende kontrolspor
- beskrivelser af bogføringen og de anvendte systemer
- oplysninger, der er nødvendige for kontrolsporet, herunder dokumentation af moms
- eventuelle aftaler om elektronisk overførsel og opbevaring af materiale
- årsrapport og anden dokumentation til Erhvervsstyrelsen
Også interne dokumenter som afstemninger og opgørelser hører med, hvis de indgår i grundlaget for regnskabet. Læs mere om kravene i vores guide til dansk bogføringslov.
Digital kontra fysisk opbevaring
Materiale må opbevares digitalt eller på papir, så længe det til enhver tid kan fremfindes og læses i hele perioden. I praksis er digital opbevaring blevet standarden, fordi det er pladsbesparende, søgbart og lettere at sikkerhedskopiere.
Modtager du et papirbilag, må du gerne scanne det og gemme den digitale udgave, hvis kopien er fuldstændig og læsbar. Vær opmærksom på, at registrering og opbevaring af digitale bilag hænger tæt sammen med kravene under e-faktura og compliance.
For at den digitale arkivering holder i mange år, bør du:
- gemme bilag i åbne, fremtidssikrede formater som PDF
- bevare den originale e-faktura i det format, den blev modtaget
- sikre, at filerne ikke kan ændres ubemærket efter bogføring
- holde styr på sammenhængen mellem bilag og bogføringspost
En gennemtænkt navngivning af bilag og filstruktur gør det langt nemmere at finde materialet igen, når det skal bruges.
Opbevaring i udlandet og i skyen
Mange virksomheder bruger i dag et cloud-baseret regnskabsprogram, hvor data fysisk kan ligge på servere i udlandet. Det er som udgangspunkt tilladt at opbevare digitalt regnskabsmateriale i skyen, herunder på servere i andre lande, når blot materialet uden ophold kan fremfindes og udskrives på dansk grund, hvis en myndighed beder om det.
Vigtige forhold ved opbevaring i skyen:
- du skal have adgang til materialet i hele femårsperioden, også hvis du skifter leverandør
- materialet skal kunne stilles til rådighed for Skattestyrelsen uden unødig forsinkelse
- ansvaret for opbevaringen ligger hos virksomheden, ikke hos systemleverandøren
Bruger du et digitalt bogføringssystem, opbevares en del af materialet ofte automatisk efter reglerne. Det fritager dig dog ikke for selv at sikre, at hele dit materiale er dækket.
Backup og sikkerhed
Digital opbevaring stiller krav til sikkerhedskopiering. Et nedbrud eller en fejlagtig sletning må ikke betyde, at fem års materiale går tabt. En robust praksis omfatter:
- regelmæssig backup, gerne automatiseret
- opbevaring af kopier adskilt fra det primære system
- test af, at backuppen rent faktisk kan gendannes
- adgangsstyring, så kun relevante personer kan ændre eller slette materiale
Sikkerheden hænger sammen med beskyttelse af persondata. Læs mere om datasikkerhed og GDPR i regnskabet, så både opbevaringspligt og databeskyttelse er på plads.
Sletning efter perioden
Når femårsperioden er udløbet, er du ikke længere forpligtet til at gemme materialet, og af hensyn til GDPR bør personoplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt. Inden du sletter, bør du dog overveje:
- om en længere opbevaringspligt gælder for noget af materialet
- om materialet stadig er relevant ved en igangværende sag eller kontrol
- at sletningen sker forsvarligt, så data ikke kan genskabes utilsigtet
Det er en god idé at have en fast rutine for, hvornår gammelt materiale gennemgås og slettes, frem for at træffe beslutningen fra sag til sag.
Revisors og myndigheders adgang
Et centralt formål med opbevaringspligten er, at materialet kan fremlægges på forlangende. Både en revisor og myndigheder som Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen kan have brug for at gennemgå dit regnskabsmateriale. Derfor skal materialet være:
- tilgængeligt i hele femårsperioden
- læsbart og fuldstændigt, så sammenhængen kan følges
- organiseret, så et konkret bilag kan findes uden større besvær
Et fuldstændigt kontrolspor, der binder bilag, bogføring og CVR-relaterede oplysninger sammen, gør en eventuel kontrol væsentligt enklere.
Struktur, der holder
Den bedste forsikring mod problemer er en konsekvent struktur. Saml materialet pr. regnskabsår, brug ensartede filnavne, og hold den digitale arkivering adskilt fra dagligdagens kladder. Når strukturen er på plads fra starten, bliver både femårsfristen, revisionen og en eventuel kontrol langt mindre belastende.