En e-faktura sendes ikke til en mailadresse, men til en elektronisk adresse i et netværk. I Danmark er det NemHandel, som er forbundet med det europæiske Peppol-netværk. Modtageren er registreret med et eller flere ID’er, og afsenderens system slår adressen op, før fakturaen sendes. Er adressen forkert, når fakturaen aldrig frem.
To slags adresser
| ID | Hvad det er | Hvem bruger det |
|---|---|---|
| EAN-nummer (GLN) | 13-cifret lokationsnummer, der kan pege på en bestemt afdeling | offentlige institutioner og større virksomheder |
| CVR-baseret ID | virksomhedens CVR-nummer i Peppol-format | private virksomheder, der modtager samlet |
En kommune har typisk mange EAN-numre, ét for hver institution eller afdeling, fordi fakturaen skal ende hos den enhed, der har købt. En privat virksomhed nøjes ofte med ét ID på CVR-nummeret.
EAN-nummer på fakturaen
EAN-nummeret får du fra kunden, normalt i ordren, kontrakten eller indkøbssystemet. Det gemmes på kundekortet i regnskabsprogrammet:
- Opret kunden med CVR-nummer og det EAN-nummer, kunden har opgivet.
- Har kunden flere afdelinger, opret EAN-numre pr. leveringssted eller pr. afdeling, ikke pr. faktura.
- Kontrollér nummeret i NemHandels opslag, før første faktura sendes.
- Opdater kundekortet, når kunden meddeler et nyt nummer; gamle numre kan blive lukket.
Et forkert EAN-nummer er den hyppigste årsag til, at offentlige fakturaer afvises eller ligger ubehandlede. Kundestamdata og kontrol af dem er beskrevet i oprettelse af kunder og fakturadata.
Peppol-ID for egen virksomhed
For at kunne modtage e-fakturaer skal virksomheden være registreret i netværket. Det sker typisk gennem regnskabsprogrammet eller en udbyder af adgangspunkt, som registrerer virksomhedens CVR-nummer eller EAN-nummer. Når registreringen er på plads, kan leverandører i ind- og udland sende fakturaer direkte ind i bogføringen. Formaterne OIOUBL og Peppol BIS er forklaret i OIOUBL og NemHandel og OIO-faktura og Peppol BIS.
Fakturering til offentlige kunder
Offentlige myndigheder – staten, regioner og kommuner – skal modtage fakturaer elektronisk og kan afvise papir- og PDF-fakturaer. Ud over EAN-nummeret kræver de som regel en eller flere referencer, som kunden selv bestemmer:
| Felt | Indhold |
|---|---|
| Ordre- eller indkøbsnummer | nummeret fra kundens indkøbssystem |
| Personreference | den medarbejder, der har bestilt |
| Kontraktnummer | ved levering på en rammeaftale |
| Kontostreng eller omkostningssted | hvis kunden har bedt om det |
Spørg altid efter referencerne ved ordren, og læg dem på ordren eller sagen i regnskabsprogrammet, så de automatisk kommer med på fakturaen. Uden reference kan fakturaen ikke matches med en bestilling hos kunden, og den sendes retur eller bliver liggende.
Når en faktura afvises, modtager du en applikationsmeddelelse med en årsag. Ret fejlen og send en ny faktura; ret ikke i den afviste. Er fakturaen allerede bogført hos dig, udstedes en kreditnota for den afviste og en ny faktura, så nummerrækken forbliver hel.
Tjekliste før første offentlige faktura
- EAN-nummer kontrolleret og gemt på kundekortet.
- Ordrenummer eller personreference på ordren.
- Fakturaen sendes som e-faktura, ikke som PDF på mail.
- Betalingsbetingelser svarer til kontrakten.
- Kvittering for modtagelse gemt; se kontrolspor og transaktionsspor.