En faktura, der sendes til en forkert mailadresse, til et forkert EAN-nummer eller uden kundens CVR-nummer, bliver ikke betalt til tiden. De fleste problemer med debitorer starter med kundestamdata, der blev oprettet hurtigt og aldrig kontrolleret. En fast procedure for oprettelse af kunder koster få minutter og sparer mange rykkere.
Felter, der skal udfyldes
| Felt | Hvorfor | Kontrol |
|---|---|---|
| Juridisk navn og CVR-nummer | Fakturakrav, kreditvurdering, identifikation | Slå op i CVR-registeret |
| Adresse | Fakturakrav | Fra CVR |
| Fakturamail eller EAN-nummer | Hvor fakturaen skal hen | Bekræftet af kunden |
| Reference eller ordrenummer | Mange kunder afviser fakturaer uden | Spørg ved første ordre |
| Betalingsbetingelser | Forfaldsdato og rykkerproces | Efter kreditpolitikken |
| Momsbehandling | Dansk, EU med momsnummer eller udland | Kontrollér EU-momsnummer i VIES |
| Valuta | Fakturering i fremmed valuta | Aftalt med kunden |
| Kreditgrænse | Kreditstyring | Godkendt af ansvarlig |
Offentlige kunder skal have fakturaer elektronisk til deres EAN-nummer; se fakturering med EAN og reference og fakturering til offentlige kunder.
Én kunde, én kundekonto
Opret ikke en ny kunde, fordi en ny afdeling eller kontaktperson bestiller. Brug kontaktpersoner og leveringsadresser på den eksisterende kunde. Har kunden flere juridiske enheder med hvert sit CVR-nummer, er det derimod forskellige kunder.
Privatkunder
Privatkunder har intet CVR-nummer, og der gælder andre regler for betalingsbetingelser og rykkere. Opret dem i en særskilt kundegruppe, og vær opmærksom på persondata: gem kun det, der er nødvendigt for at levere og fakturere.
Oprydning i kundestamdata
Over tid opstår dubletter, ophørte kunder og forkerte oplysninger. Ryd op mindst en gang om året:
- Find dubletter: samme CVR-nummer på flere kunder, eller samme navn med små stavevariationer. Flyt åbne poster til den rigtige kunde, og spær dubletten.
- Find ophørte virksomheder: sammenhold CVR-numre med CVR-registerets status. Ophørte kunder med åbne poster er en tabsrisiko; se tab på debitorer og nedskrivninger.
- Find inaktive kunder: ingen handel i to-tre år og ingen saldo. Spær dem, så de ikke bruges ved en fejl. Slet ikke kunder med historik.
- Kontrollér fakturakanal: mails, der er kommet retur, og EAN-numre, der er afvist.
- Slet persondata for privatkunder, når der ikke længere er grund til at gemme dem, under hensyn til opbevaringskravet for regnskabsmateriale.
Ansvar
Lad én person eller funktion eje kundestamdata. Sælgere kan anmode om nye kunder, men oprettelsen og ændringer af betalingsbetingelser og kreditgrænser bør godkendes. Se også kundeoprettelse før fakturering og kontrol af stamdata i regnskabsprogram.