Et likviditetsbudget er det vigtigste styringsværktøj, du kan have som ejerleder. Det viser, hvornår pengene rent faktisk går ind og ud af virksomhedens konto, og afslører i god tid, om du får en måned, hvor kassen ikke kan dække løn, moms og leverandører på samme tid. Et overskud på bundlinjen er nemlig ingen garanti for, at der er penge i banken den dag, regningerne forfalder. I denne guide gennemgår vi forskellen på resultat og likviditet, hvordan du bygger budgettet op måned for måned, og hvordan du følger op, når virkeligheden afviger fra planen.
Forskel på resultat og likviditet
Mange forveksler resultat og likviditet, men de måler to forskellige ting. Resultatopgørelsen i dit regnskab følger periodiseringsprincippet: en indtægt bogføres, når fakturaen udstedes, ikke når kunden betaler. Likviditeten følger derimod de faktiske ind- og udbetalinger på bankkontoen.
En virksomhed kan derfor sagtens være overskudsgivende og samtidig løbe tør for penge, hvis kunderne betaler sent, mens løn og leverandørregninger forfalder til tiden. Typiske poster, der påvirker likviditeten uden at vise sig direkte i periodens resultat, er:
- Afdrag på lån (kun renten er en omkostning, afdraget er ren pengestrøm)
- Investeringer i udstyr, der afskrives over flere år
- Moms, der opkræves og afregnes, men ikke er en indtægt eller omkostning
- Forskydninger i debitorer og kreditorer
Vil du have et solidt fundament, anbefaler vi at læse vores guides om likviditet og finansiering sammen med denne.
Indbetalinger og udbetalinger
Et likviditetsbudget bygges op af to halvdele. Indbetalingerne er alt det, der lander på kontoen: kundebetalinger, momsrefusion, optagne lån og indskud af kapital. Udbetalingerne er alt, der forlader kontoen: leverandører, løn, husleje, moms, A-skat, renter, afdrag og køb af aktiver.
Det afgørende er, at du placerer hver post i den måned, hvor pengene faktisk bevæger sig. Hvis du sender en faktura i marts med 30 dages betalingsfrist, hører indbetalingen typisk hjemme i april. Klare betalingsbetingelser og rykkere gør dette mere forudsigeligt og forbedrer pengestrømmen.
Moms og skat i budgettet
Moms er en af de poster, der oftest overrasker. Du opkræver moms af dine salg og afregner forskellen mellem salgsmoms og købsmoms til Skattestyrelsen efter din momsperiode. Pengene står på kontoen i mellemtiden, men de er ikke dine, og afregningen kan tage en stor bid af likviditeten på forfaldsdagen.
Derfor skal momsen ind i budgettet som en selvstændig udbetaling i den måned, hvor den forfalder, ikke løbende. Længden af din periode (måned, kvartal eller halvår afhængig af omsætning) bestemmer rytmen. Vi går i dybden med dette i guiden om likviditet og momsperioder.
Det samme gælder A-skat og AM-bidrag, hvis du har ansatte, samt selskabsskat for et ApS. For en enkeltmandsvirksomhed skal du huske at budgettere med B-skat og eventuelle restskatter, da privatøkonomi og virksomhed her er tættere forbundet.
Rullende 12 måneder
Et statisk budget for et kalenderår bliver hurtigt forældet. Brug i stedet et rullende 12-måneders budget: hver gang en måned er forbi, tilføjer du en ny måned i den anden ende, så du altid kigger et helt år frem.
Det giver dig konstant overblik over sæsonudsving og kommende store udbetalinger som moms, feriepenge eller årlige forsikringer. Strukturen kan se således ud:
| Post | Jan | Feb | Mar |
|---|---|---|---|
| Primo likviditet | 80.000 | 62.000 | 95.000 |
| Indbetalinger fra kunder | 120.000 | 140.000 | 110.000 |
| Optaget lån | 0 | 0 | 0 |
| Udbetalinger leverandører | -70.000 | -55.000 | -60.000 |
| Løn og A-skat | -48.000 | -48.000 | -48.000 |
| Momsafregning | 0 | 0 | -42.000 |
| Ultimo likviditet | 62.000 | 95.000 | 55.000 |
Ultimo likviditet for en måned bliver automatisk primo likviditet for den næste. Tallene ovenfor er kun et eksempel på opstilling.
Følsomhed og scenarier
Et budget er et kvalificeret gået, og virkeligheden afviger altid. Derfor bør du lave følsomhedsanalyse og arbejde med flere scenarier:
- Realistisk scenarie: dit bedste bud på det forventede forløb.
- Pessimistisk scenarie: kunderne betaler 30 dage senere, og omsætningen falder med en andel, fx 20 procent.
- Optimistisk scenarie: en større ordre eller hurtigere betaling.
Det pessimistiske scenarie er det vigtigste, fordi det viser, hvor langt der er til et likviditetsproblem, og hvor stor en kassekredit du reelt har brug for. Du kan læse mere om kassekredit og driftsfinansiering som buffer.
Opfølgning på budget mod faktisk
Budgettet skaber først værdi, når du følger op. Hver måned sætter du de faktiske ind- og udbetalinger ved siden af de budgetterede og analyserer afvigelserne:
- Hentede du de forventede indbetalinger hjem? Hvis ikke, er det betalingsadfærd eller manglende salg?
- Var udbetalingerne højere end ventet? Find årsagen.
- Justér de kommende måneder ud fra det, du har lært.
Denne disciplin gør budgettet skarpere måned for måned. Kombiner det med relevante nøgletal for likviditet, så du ikke kun ser pengestrømmen, men også virksomhedens samlede betalingsevne.
Værktøjer
Du kan starte i et regneark, og en simpel skabelon er ofte nok i begyndelsen. Fordelen er fuld fleksibilitet; ulempen er, at tallene skal opdateres manuelt og hurtigt bliver forældede.
Et digitalt bogføringssystem kan trække faktiske tal direkte fra bogføringen og banken, så opfølgningen sker næsten af sig selv. Når salgsfakturaer, leverandørgæld og bankposteringer allerede ligger i systemet, kan likviditetsbudgettet holdes opdateret løbende frem for en gang om måneden. Se også, hvordan automatisk bankafstemning frigør tid til netop denne styring.
Eksempel
Forestil dig en konsulentvirksomhed med jævn omsætning, men kvartalsvis momsafregning. I to af tre måneder ser likviditeten fin ud, men i den tredje måned forfalder både moms og en årlig forsikring samtidig. Uden budget ville det komme bag på ejeren. Med et likviditetsbudget ses det flere måneder i forvejen, og løsningen kan planlægges i ro: udskyd en investering, træk på kassekreditten eller fremrykke fakturering.
Det er hele pointen. Et likviditetsbudget fjerner ikke udsvingene, men det fjerner overraskelserne og giver dig tid til at handle.