Las cuentas anuales se formulan en los tres meses siguientes al cierre, se aprueban en junta dentro de los seis meses y se depositan en el Registro Mercantil en el mes siguiente a la aprobación. Una vez depositadas son públicas, y corregirlas exige reformular. Por eso las conciliaciones deben estar terminadas antes de formular, no antes de depositar: el depósito solo traslada lo que ya se ha aprobado.
Las conciliaciones imprescindibles
| Partida | Se concilia con | Evidencia |
|---|---|---|
| Bancos (572) | Extractos y certificados de saldo a 31/12 | Conciliación firmada por cuenta |
| Clientes (430) | Auxiliar de clientes y antigüedad | Listado de saldos, análisis de dudoso cobro |
| Proveedores y acreedores (400, 410) | Auxiliar y extractos de los principales proveedores | Conciliaciones de los proveedores relevantes |
| IVA (472, 477, 4700, 4750) | Modelos 303 y 390 | Hoja de conciliación anual |
| Nóminas y Seguridad Social (465, 476, 4751) | RLC de diciembre, Modelos 111 y 190 | Cuadre de diciembre |
| Inmovilizado y amortización (2xx, 28x) | Registro de inmovilizado | Listado de altas, bajas y amortización |
| Existencias (3xx) | Inventario físico valorado | Hojas de recuento y valoración |
| Préstamos (170, 520) | Cuadros de amortización y certificados bancarios | Reclasificación a corto plazo |
| Patrimonio neto (1xx) | Cuentas del ejercicio anterior y acuerdos de junta | Movimiento del patrimonio neto |
| Impuesto sobre Sociedades (630, 4752, 473) | Borrador del Modelo 200 | Cálculo del impuesto |
Orden recomendado
- Bancos y tesorería: todo lo demás se apoya en ellos.
- Clientes, proveedores e IVA.
- Nóminas, préstamos e inmovilizado.
- Existencias y periodificaciones.
- Provisiones e Impuesto sobre Sociedades, que dependen del resultado.
- Patrimonio neto y aplicación del resultado propuesta.
Partidas que suelen quedar sin explicar
- Cuentas puente (555, 551) con saldos de meses atrás.
- Saldos deudores de proveedores y acreedores de clientes.
- Diferencias entre el registro de inmovilizado y la contabilidad.
- IVA a compensar que no coincide con el último 303.
Cada uno de estos saldos debe explicarse o corregirse antes de formular. Un saldo sin explicar en el balance se convierte en una pregunta del auditor o en una salvedad.
Coherencia entre documentos
Antes del depósito, comprueba que el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias del depósito son exactamente los formulados y aprobados, que la memoria refleja las mismas cifras y que la propuesta de aplicación del resultado coincide con el acuerdo de la junta. Ver depósito de cuentas en el Registro Mercantil.
Carpeta del cierre
Guarda cada conciliación con su soporte en una carpeta del ejercicio, numerada como el balance. La misma carpeta sirve para la auditoría, si la hay, y para cualquier comprobación posterior durante el plazo de conservación. Ver control de soportes para auditoría.