La memoria es el documento de las cuentas anuales que completa, amplía y comenta el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias (art. 259 LSC). Es también el que con más frecuencia se copia de un año a otro sin leerlo. Para una pyme, el modelo está en la tercera parte del PGC de Pymes (Real Decreto 1515/2007) y, desde la reforma de 2016, es bastante breve: diez notas.
Quién puede presentarla abreviada
Pueden formular memoria abreviada las sociedades que pueden presentar balance abreviado (art. 261 LSC), es decir, las que durante dos ejercicios consecutivos no superen al cierre dos de estos tres límites (art. 257 LSC):
| Criterio | Límite |
|---|---|
| Total activo | 4.000.000 € |
| Importe neto de la cifra de negocios | 8.000.000 € |
| Número medio de trabajadores | 50 |
Los mismos límites determinan quién puede aplicar el PGC de Pymes; lo desarrolla la guía sobre cuándo usar el PGC de Pymes. En el primer ejercicio basta con cumplirlos al cierre.
Las diez notas, y qué escribir en cada una
1. Actividad de la empresa. Objeto social, actividades que se realizan de verdad y datos registrales. Si la empresa ha cambiado de actividad o ha empezado una nueva, se dice aquí.
2. Bases de presentación. Declaración de imagen fiel, principios no obligatorios aplicados, aspectos críticos de la valoración (estimaciones con riesgo de cambio significativo), comparación con el año anterior, cambios de criterio y corrección de errores. Si hay dudas sobre la continuidad del negocio, se explican aquí, con los factores que las mitigan.
3. Normas de registro y valoración. Criterios aplicados a cada partida relevante: vidas útiles del inmovilizado, método de valoración de existencias, criterio de deterioro de clientes, provisiones, subvenciones. Solo las que la empresa usa; no hace falta copiar el PGC entero.
4. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias. Movimiento del año de cada epígrafe, con sus amortizaciones y deterioros acumulados: saldo inicial, entradas, salidas y saldo final, más el detalle de los arrendamientos financieros. Debe cuadrar exactamente con el balance y con el cuadro de amortizaciones.
5. Activos financieros y 6. Pasivos financieros. Clasificación por categorías, vencimientos de las deudas en los cinco años siguientes y el resto, deudas con garantía real e impagos de préstamos durante el ejercicio.
7. Fondos propios. Acciones o participaciones propias y, en una SA, capital autorizado.
8. Situación fiscal. Gasto por impuesto corriente y la información que exija la norma tributaria, por ejemplo la que se pide a quien aplica el régimen especial de fusiones y aportaciones.
9. Operaciones con partes vinculadas. Operaciones y saldos con socios, administradores, sociedades del grupo y personal clave, con sus importes y condiciones, y los anticipos o créditos concedidos a administradores. Es la nota que más interés despierta en un banco o un comprador. El valor de mercado de esas operaciones se trata en operaciones vinculadas y precios de transferencia.
10. Otra información. Plantilla media, acuerdos fuera de balance, ingresos y gastos excepcionales, subvenciones con el organismo que las concede, garantías y compromisos, y los hechos posteriores al cierre que no se reflejan en las cifras.
Además del modelo, la memoria debe informar del periodo medio de pago a proveedores, conforme a la Ley 15/2010 y la resolución del ICAC que la desarrolla.
Un ejemplo de nota bien redactada
Frente a «La sociedad valora sus existencias de acuerdo con la normativa vigente», una nota útil dice:
Las existencias de mercaderías se valoran a precio medio ponderado. Al cierre se ha dotado un deterioro de 1.200 € por referencias descatalogadas cuyo valor neto realizable es inferior a su coste. El deterioro dotado en el ejercicio anterior, de 900 €, se ha revertido al venderse la mercancía.
La segunda versión se puede comprobar con la contabilidad y explica una partida de la cuenta de resultados. Así debe ser cada nota.
Describir los sistemas de facturación
El modelo de pymes no exige una nota sobre sistemas informáticos, pero si la empresa ha cambiado de programa de facturación o se está adaptando a VERI*FACTU o a la factura electrónica obligatoria entre empresas, puede ser útil mencionarlo en las bases de presentación, sobre todo si el cambio ha afectado a la comparabilidad (por ejemplo, una nueva serie de facturas o un cambio de criterio de reconocimiento de ingresos). Si ha generado costes significativos de implantación activados como inmovilizado intangible, se recogen en la nota 4. Los efectos contables de esos cambios se explican en el cierre con facturación digital.
Errores que se repiten
- Copiar la memoria del año anterior sin actualizar cifras de comparación.
- Cuadros de inmovilizado que no cuadran con el balance.
- Silenciar préstamos de socios o retribuciones de administradores.
- Omitir una subvención recibida o las garantías dadas a un banco.
- No mencionar un hecho posterior relevante conocido antes de formular.
Una vez formulada y aprobada, la memoria se deposita junto con el resto de las cuentas anuales para pymes. Tener los saldos y movimientos del año ordenados en una contabilidad fiable es lo que hace que redactarla sea cuestión de horas.