Las cuentas anuales se refieren al 31 de diciembre, pero se formulan semanas o meses después. Entre una fecha y otra pasan cosas: un cliente entra en concurso, se dicta una sentencia, se quema un almacén, se firma una compraventa. El PGC (norma de registro y valoración 23ª; en el PGC de Pymes, la 22ª) da una regla para decidir qué hacer con cada una.
La pregunta clave: ¿la condición ya existía al cierre?
| Tipo de hecho | Ejemplo | Tratamiento |
|---|---|---|
| Revela condiciones que ya existían al cierre | un cliente con deuda vencida en diciembre se declara en concurso en febrero | se ajustan las cifras y, si procede, se informa en la memoria |
| Revela condiciones nuevas, surgidas después | un incendio en marzo destruye parte del almacén | no se ajusta; si es importante, se informa en la memoria con una estimación de su efecto |
| Afecta a la empresa en funcionamiento | los socios deciden liquidar la sociedad | las cuentas no se formulan con ese principio, aunque la decisión sea posterior |
El periodo relevante va desde la fecha de cierre hasta la formulación por los administradores. Lo que se conozca después, pero antes de la aprobación por la junta, puede obligar a reformular si es significativo.
Hechos que obligan a ajustar
Estos son los más habituales en una pyme:
- Insolvencia de un cliente conocida en enero o febrero, cuando la deuda ya estaba pendiente al cierre: se dota el deterioro en el ejercicio que se cierra. Ver el tratamiento en el cierre de cuentas de clientes.
- Sentencia en un litigio iniciado antes del cierre: confirma la obligación y su cuantía, y la provisión se ajusta a la sentencia.
- Venta de existencias después del cierre por debajo de su coste: indica que el valor neto realizable ya era inferior a 31 de diciembre.
- Factura recibida en enero de un servicio prestado en diciembre.
- Descubrimiento de un error o de un fraude que afecta a las cifras del ejercicio.
Ejemplo: una SL tenía una demanda de un cliente por 60.000 € y había provisionado 20.000 € según la opinión del abogado en diciembre. El 15 de febrero, antes de formular, el juzgado condena a pagar 45.000 €. Como el litigio existía al cierre, la provisión se aumenta en 25.000 € en las cuentas del ejercicio cerrado:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 6xx Gasto según la naturaleza de la reclamación | 25.000 | |
| 142 Provisión para otras responsabilidades | 25.000 |
Si la sentencia es firme y el pago será en el año, la provisión se reclasifica como deuda a corto plazo. El cálculo de provisiones se trata en la revisión de provisiones al cierre.
Hechos que solo se explican
No modifican balance ni cuenta de resultados, pero si son importantes se describen en la memoria con su naturaleza y una estimación de su efecto, o con la explicación de por qué no se puede estimar:
- daños por un siniestro ocurrido después del cierre;
- compra o venta de un negocio o de una participación relevante;
- un préstamo importante firmado en enero;
- una ampliación de capital o la entrada de un inversor;
- caída del valor de una inversión por hechos posteriores al cierre;
- inicio de una reestructuración con despidos.
El criterio es el de un lector de las cuentas: si sin esa información se haría una idea equivocada de la empresa, hay que darla. La memoria contable para pymes tiene un apartado de otra información donde suele ir.
Empresa en funcionamiento
Si después del cierre la dirección concluye que va a liquidar la sociedad o que no hay alternativa realista a cesar la actividad, las cuentas no pueden formularse como si la empresa fuera a seguir. Se aplican entonces los criterios de liquidación del ICAC. Es la única situación en que un hecho posterior cambia la base de preparación de todas las cuentas, no solo una partida. Una pérdida importante de un cliente, una crisis de liquidez o la entrada en concurso de acreedores son señales para hacerse esa pregunta.
Cómo no perder ninguno
- Fija la fecha de formulación y considera periodo de revisión todo lo que pase hasta ese día.
- Revisa cobros y pagos de enero y febrero: un cobro muy inferior al saldo o un pago no previsto suelen revelar un hecho posterior.
- Pregunta por escrito a dirección y al abogado por litigios, reclamaciones e inspecciones.
- Lee las actas de junta y de consejo posteriores al cierre.
- Repite la pregunta justo antes de firmar: los administradores responden de que las cuentas recojan todo lo conocido hasta el día de la formulación.
Registrar los cobros y pagos de enero al día hace mucho más fácil detectar estos hechos a tiempo.