El Libro Diario es, junto con el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, uno de los libros que el Código de Comercio exige a todo empresario. Registra día a día todas las operaciones de la empresa. Las sociedades deben legalizarlo de forma telemática en el Registro Mercantil de su domicilio dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Qué exige el Código de Comercio
- Una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad, que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones.
- El Diario puede anotar totales por periodos no superiores al trimestre, siempre que el detalle conste en otros libros o registros concordantes.
- Los libros se conservan, junto con la correspondencia y los justificantes, durante seis años desde el último asiento, salvo que una norma establezca otra cosa.
El texto está en el Código de Comercio en el BOE, artículos 25 a 30.
Legalización telemática
| Paso | Detalle |
|---|---|
| Generar los libros | Diario, Inventarios y Cuentas Anuales, y los libros societarios que correspondan (actas, socios) |
| Formato | Ficheros en el formato admitido por el Registro, generados desde el software contable |
| Envío | Telemático, firmado electrónicamente |
| Plazo | Cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicio natural) |
| Resultado | Certificado de legalización del Registro |
Antes, los libros se legalizaban en papel y en blanco. Hoy se presentan ya cumplimentados, de modo que lo que se envía es el resultado de la contabilidad del año. Ver legalización de libros contables.
Comprobaciones antes de generar el Diario
- Ejercicio cerrado: asientos de regularización, cierre y, si se incluye, apertura del siguiente.
- Numeración correlativa de asientos sin saltos.
- Sumas iguales en debe y haber.
- Coherencia con el balance de sumas y saldos del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
- Conceptos comprensibles: un Diario lleno de “varios” o “ajuste” no permite seguir las operaciones.
Después de legalizar
Si después se detecta un error, no se modifica el libro legalizado: la corrección se hace con asientos en el ejercicio siguiente y, si es relevante, se explica en la memoria. Por eso conviene legalizar después de cerrar todos los ajustes del cierre, sin agotar el plazo.
Relación con las cuentas anuales
La legalización y el depósito son trámites distintos: los libros se legalizan en abril (ejercicio natural) y las cuentas se depositan tras la aprobación por la junta. Ver depósito de cuentas en el Registro Mercantil y aprobación de asientos manuales y trazabilidad.