La mayoría de asientos nacen de documentos externos: facturas, extractos, nóminas. Los asientos manuales los crea alguien dentro de la empresa: reclasificaciones, periodificaciones, provisiones, ajustes de cierre, correcciones. Son imprescindibles, pero también el lugar donde se cuelan los errores grandes y, en el peor caso, las manipulaciones. Por eso necesitan un control propio.
Tipos de asiento manual
| Tipo | Ejemplo | Riesgo |
|---|---|---|
| Reclasificación | Pasar un gasto de 629 a 623 | Ocultar errores de imputación |
| Periodificación y provisión | Gastos devengados, deterioro de clientes | Estimaciones optimistas o pesimistas |
| Corrección | Anular un asiento erróneo | Introducir un error nuevo |
| Ajustes de cierre | Amortización, impuesto, existencias | Importes elevados |
| Asientos directos en cuentas de terceros | Cargar 430 sin factura | Saldos que no cuadran con el auxiliar |
Requisitos para cada asiento manual
- Soporte: cálculo, correo, contrato o informe que explique el importe.
- Concepto claro: qué y por qué, no “ajuste” o “regularización”.
- Referencia al asiento original si es una corrección.
- Aprobación por una persona distinta de quien lo registra, a partir de un importe definido.
En una empresa con una sola persona en administración, la gerencia puede aprobar al final del mes un listado de los asientos manuales. Lleva pocos minutos y cambia el comportamiento.
Trazabilidad
El Código de Comercio exige una contabilidad ordenada que permita un seguimiento cronológico de las operaciones, y la normativa fiscal exige poder justificar cada anotación durante el plazo de prescripción. En la práctica:
- los asientos no se borran: se anulan con un contraasiento o se corrigen con uno nuevo
- el sistema debe registrar quién creó o modificó cada asiento y cuándo
- los periodos cerrados se bloquean y no se reabren para “arreglar” un mes ya informado
Ver registro mercantil y libro diario.
Permisos
Limita quién puede registrar asientos manuales en cuentas de balance, bloquear periodos y modificar el plan de cuentas. Quien aprueba pagos no debería poder reclasificar sin control. Ver automatizar la contabilidad.
Revisión mensual
Extrae cada mes un listado de asientos manuales ordenados por importe. Para los más grandes, comprueba soporte, explicación y aprobación. Guarda el listado firmado o aprobado con la documentación del cierre. Es la primera prueba que pide un auditor. Relacionado: asientos de corrección y reclasificaciones.