En un bar, una tienda o una peluquería, la caja es la cuenta con más movimientos y la más fácil de descuadrar. El dinero entra en pequeñas cantidades, lo manejan varias personas y se mezcla con cambio, propinas y pagos menores. Si el saldo contable de la cuenta 570 Caja, euros no coincide con el efectivo que hay en el cajón, la diferencia crece cada día y al final del trimestre ya nadie puede reconstruirla.
El arqueo de cada cierre
El arqueo es el recuento físico del efectivo comparado con lo que dice el sistema de ventas. Hazlo al cerrar cada turno o cada día, nunca una vez a la semana:
- Saca el informe de cierre del TPV (la «Z») con las ventas del día separadas por forma de cobro: efectivo, tarjeta, Bizum u otras.
- Cuenta billetes y monedas y anota el total en una hoja de arqueo firmada por quien cierra.
- Resta el fondo de caja fijo (el cambio con el que se abre cada día) y los pagos menores hechos desde caja con su justificante.
- Compara el efectivo neto con las ventas en efectivo del TPV. La diferencia es el sobrante o faltante del día.
- Guarda la Z, la hoja de arqueo y los tiques de los pagos menores juntos y con la misma fecha.
Ejemplo de una cafetería con un fondo de caja de 200 €:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Efectivo contado al cierre | 1.536,00 € |
| Menos fondo de caja | -200,00 € |
| Más pago menor justificado (hielo, ticket adjunto) | 18,00 € |
| Efectivo atribuible a ventas | 1.354,00 € |
| Ventas en efectivo según la Z | 1.360,50 € |
| Diferencia | -6,50 € (faltante) |
Asientos del día
Las ventas en efectivo del día se registran como un solo asiento resumen, con el IVA separado. Con 1.360,50 € de ventas en efectivo de productos al 10 %:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 570 Caja, euros | 1.360,50 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 1.236,82 | |
| 477 H.P. IVA repercutido | 123,68 |
El pago del hielo se carga a su cuenta de gasto con abono a 570, y el faltante se reconoce el mismo día:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 6,50 | |
| 570 Caja, euros | 6,50 |
Un sobrante se registraría al revés, con abono a la cuenta 778 Ingresos excepcionales. Lo que no debe hacerse es compensar el faltante de un día con el sobrante del siguiente: cada diferencia se anota en su fecha. Si las diferencias se repiten con la misma persona o en el mismo turno, el problema es de procedimiento, no contable. Más detalle sobre estas cuentas en diferencias de caja en el plan contable.
Llevar el efectivo al banco
El efectivo que se queda en el negocio es un riesgo y además impide ver la tesorería real. Fija una regla, por ejemplo ingresar todo lo que supere el fondo de caja dos veces por semana, y contabiliza cada ingreso como traspaso:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 2.700,00 | |
| 570 Caja, euros | 2.700,00 |
Si el dinero sale un día y el banco lo abona otro (empresa de transporte de fondos, cajero de ingresos que liquida al día siguiente), usa una subcuenta de 57 para el efectivo en tránsito y sáldala cuando aparezca en el extracto. En la conciliación bancaria cada ingreso debe casar con un traspaso desde caja; un ingreso sin origen en caja es una señal de alarma.
El límite de 1.000 € en efectivo
La Ley 7/2012 prohíbe pagar en efectivo 1.000 € o más en cualquier operación en la que una de las partes actúe como empresario o profesional. Esto incluye la venta de un comercio a un consumidor: un cliente particular no puede pagarte en efectivo una compra de 1.200 €, aunque él no sea empresa. El límite es de 10.000 € si quien paga es una persona física sin domicilio fiscal en España que no actúa como empresario.
Dos detalles que suelen olvidarse:
- Para calcular el límite se suman todos los pagos de la misma operación. Fraccionar una factura de 1.500 € en dos pagos de 750 € en efectivo no la deja fuera.
- La sanción es del 25 % del importe pagado y responden tanto quien paga como quien cobra.
Por eso conviene que el TPV avise o bloquee los cobros en efectivo a partir del límite y que el personal sepa ofrecer tarjeta o transferencia.
Ticket, factura y VERI*FACTU
Cada venta del TPV es una factura simplificada y, cuando se aplique el reglamento de sistemas de facturación, el TPV tendrá que generar sus registros y su QR. Anular una venta para cuadrar la caja deja rastro en el registro de facturación, así que las devoluciones tienen que hacerse con su rectificativa, no borrando tiques. Lo explicamos en facturas simplificadas y VERI*FACTU.
Señales de que la caja no está bajo control
- El saldo contable de 570 es mucho mayor que el fondo de caja habitual.
- Hay días sin hoja de arqueo o sin Z.
- Las ventas en efectivo bajan mientras el resto del negocio sigue igual.
- Se pagan gastos desde caja sin factura a nombre de la empresa.
Un saldo de caja alto y sin explicar es una de las primeras cosas que mira la Agencia Tributaria en una comprobación de un negocio con efectivo. Llevar las ventas diarias, los traspasos y las diferencias en un programa de contabilidad ahorra rehacer el trimestre con las Z en la mano.