La cuenta 570 Caja, euros recoge el dinero en efectivo de la empresa: la caja registradora de una tienda, el fondo de cambio, la caja chica de la oficina. Es la única cuenta del balance que se puede comprobar contando billetes. Por eso tiene una regla sencilla: su saldo nunca puede ser acreedor (negativo) y debe coincidir con el arqueo.
Movimientos habituales
| Operación | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Ventas del día en efectivo (1.210 €, IVA incluido) | 570 Caja 1.210 | 700 Ventas 1.000 / 477 IVA repercutido 210 |
| Compra de material de oficina en efectivo | 629 / 472 | 570 Caja |
| Ingreso del efectivo en el banco | 572 Bancos | 570 Caja |
| Reposición de la caja chica desde el banco | 570 Caja | 572 Bancos |
Si la empresa tiene efectivo en otras monedas, se usa la 571 Caja, moneda extranjera.
Arqueo, descuadres y redondeos
El arqueo es el recuento del efectivo y su comparación con el saldo contable. En un comercio, se hace cada día al cerrar; en una oficina con caja chica, al menos al cierre de cada mes.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Saldo contable 570 | 845,00 |
| Recuento | 830,00 |
| Diferencia | −15,00 |
El PGC no tiene una cuenta específica para estos descuadres, así que la empresa debe fijar un criterio y aplicarlo siempre. Lo habitual es:
| Diferencia | Cuenta habitual |
|---|---|
| Falta dinero en caja | 659 Otras pérdidas en gestión corriente |
| Sobra dinero en caja | 759 Ingresos por servicios diversos o 778 Ingresos excepcionales |
| Un cliente paga unos céntimos de menos o de más | 669 Otros gastos financieros o 769 Otros ingresos financieros |
| Redondeo entre el total de líneas y el total de la factura | se corrige en la propia factura; si queda en un cobro, como el caso anterior |
El asiento del ejemplo es un cargo de 15 € en la 659 y un abono de 15 € en la 570. Antes de registrarlo, revisa lo obvio: un ticket anulado que no se restó, un pago a proveedor sin justificante en la caja, cambio entregado de más.
Para los saldos de clientes y proveedores que quedan vivos por céntimos tras un cobro o un pago, fija un importe máximo por debajo del cual se dan de baja sin reclamar, y quién lo autoriza. Hacerlo una vez al mes con un listado evita arrastrar cientos de saldos insignificantes hasta el cierre. Por encima de ese umbral, la diferencia es una deuda o un crédito real y se reclama o se documenta.
Los redondeos del IVA tienen su propia regla: la cuota se calcula sobre la base y se redondea al céntimo en la factura, no línea a línea en contabilidad. Si el programa de facturación y la contabilidad redondean de forma distinta, aparecerán diferencias de céntimos entre el libro de facturas emitidas y la cuenta 477 que hay que localizar, no compensar a ciegas.
Diferencias frecuentes o grandes en caja son una señal de alerta que hay que investigar, no ajustar sin más.
Límite de pagos en efectivo
En España no pueden pagarse en efectivo operaciones de 1.000 € o más cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional (el límite es más alto para particulares no residentes). Una factura no puede fraccionarse para esquivar el límite. La caja de una empresa, por tanto, debe servir para importes pequeños; ver pago en efectivo y factura electrónica.
Ventas en efectivo y facturación
Cada venta en efectivo debe quedar documentada con su factura o factura simplificada, emitida desde un sistema de facturación que cumpla los requisitos vigentes. El resumen diario de la caja registradora o del TPV es el soporte del asiento; ver caja y ventas en efectivo en contabilidad.
Señales de una caja mal llevada
- Saldo negativo en la 570.
- Saldos muy altos que no se ingresan en el banco.
- Retiradas del socio registradas como gastos de caja.
- Gastos sin justificante.
La gestión diaria de la caja chica se detalla en control de caja chica.