Una vez que los movimientos del banco entran en el programa contable, el trabajo consiste en decir qué es cada uno. Las reglas de conciliación automatizan esa decisión: si el movimiento cumple una condición, el sistema propone o contabiliza un asiento. Esta guía se centra en cómo escribir esas reglas y mantenerlas; la parte de conectar el banco está en conexión bancaria y conciliación automática.
Las piezas de una regla
Toda regla tiene cuatro partes:
- Condición: texto del concepto, importe, signo, contraparte o IBAN de origen.
- Acción: casar con una factura pendiente o generar un asiento nuevo.
- Cuenta y, si aplica, IVA: dónde se registra.
- Nivel de confianza: contabilizar directamente o dejar como propuesta para revisar.
El último punto es el que más se olvida. Una comisión de mantenimiento de 15 € puede contabilizarse sola; un cobro de 12.000 € de un cliente con varias facturas abiertas, no.
El orden de prioridad
Cuando varias reglas encajan con un mismo movimiento, gana la primera. Un orden que funciona:
- Referencia exacta: el concepto contiene el número de una factura pendiente y el importe coincide.
- Importe exacto y contraparte: el IBAN o el nombre del ordenante corresponde a un cliente con una sola factura por ese importe.
- Recurrentes conocidos: cuota del préstamo, cuotas de seguros sociales, alquiler domiciliado.
- Reglas por concepto: comisiones, impuestos, suministros.
- Sin regla: el movimiento va a la cola de excepciones.
Poner las reglas genéricas por encima de las específicas es un error frecuente: una regla «todo lo que contenga TRANSFERENCIA va a clientes» se come los cobros que debía haber casado la regla por referencia.
Reglas de ejemplo
| Concepto en el extracto | Condición | Propuesta | Confianza |
|---|---|---|---|
| COMISION MANTENIMIENTO | cargo, importe menor de 50 € | 626 Servicios bancarios y similares | automática |
| TGSS COTIZACION | cargo, coincide con seguros sociales devengados | 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | automática si coincide el importe |
| AEAT MODELO 303 | cargo | 4750 Hacienda Pública, acreedora por IVA | propuesta, revisar el periodo |
| RECIBO SEGURO | cargo domiciliado de la aseguradora | 625 o 480 si es prima anual | propuesta |
| ABONO TPV | abono de la entidad adquirente | cuenta puente de cobros con tarjeta | automática |
| TRANSF. de un cliente | abono, referencia de factura | 430 con la factura indicada | automática si el importe es exacto |
La regla del modelo 303 queda como propuesta porque la misma descripción sirve para todos los trimestres y conviene comprobar que se aplica al periodo correcto. Las cotizaciones se pueden casar automáticamente si antes se ha contabilizado la nómina; si no, mejor revisar, como explica la guía para conciliar los seguros sociales.
Ejemplo: el cobro que la regla no debe cerrar
Un cliente tiene pendiente una factura de 2.420 € y transfiere 2.000 € con el número de factura en el concepto. Una regla mal configurada, que case por referencia sin comprobar el importe, daría la factura por cobrada y los 420 € restantes desaparecerían del seguimiento.
La regla correcta aplica el cobro parcial y deja la factura abierta por la diferencia:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 2.000,00 | |
| 430 Clientes (factura indicada) | 2.000,00 |
Los 420 € siguen en la 430 y entran en la gestión de cobro. Si el cliente ha descontado esa cantidad por una incidencia, lo que procede es una rectificativa, no dar por bueno el saldo. Los casos más complejos se tratan en cobros parciales de facturas.
El caso contrario también existe: un solo cobro que paga tres facturas. La regla debe buscar combinaciones de facturas abiertas del mismo cliente que sumen el importe, y si hay más de una combinación posible, dejarlo como propuesta.
La cola de excepciones
Lo que no casa ninguna regla no debe aparcarse en una cuenta cualquiera. Funciona así:
- Cada excepción queda con responsable y fecha.
- Si al cierre sigue sin identificar, se lleva a la 555 Partidas pendientes de aplicación, con una nota.
- Si una excepción se repite tres meses seguidos con el mismo concepto, se convierte en regla.
Los cobros que nadie reconoce tienen su propio tratamiento contable en cobros no identificados.
Revisar las reglas cada trimestre
Las reglas se degradan: cambia un proveedor de banco, un cliente paga desde otra cuenta o se cancela un préstamo. Una revisión trimestral breve basta:
- Listar las reglas que no se han usado en tres meses y desactivarlas.
- Revisar una muestra de movimientos contabilizados automáticamente por cada regla de importe alto.
- Comprobar cuántos movimientos han acabado en excepciones y por qué.
Un indicador simple es el porcentaje de movimientos conciliados sin intervención. Si baja de un mes a otro, alguna regla ha dejado de funcionar.
Diseñar las reglas lleva una tarde y se recupera en el primer cierre; en Nexbal, además, puedes subir el extracto en PDF y la IA propone la contrapartida de cada movimiento, algo que puedes probar gratis si te unes a la beta de Nexbal.