El IVA se devenga al realizar la operación, no al cobrarla. Si un cliente no paga, la empresa ya ha ingresado en el 303 una cuota que nunca va a percibir. El artículo 80 de la Ley 37/1992 permite recuperarla reduciendo la base imponible, pero la AEAT revisa con lupa cada requisito y un solo plazo vencido hace perder el derecho.
Dos vías según la situación del cliente
- Crédito incobrable (art. 80.Cuatro): el cliente simplemente no paga y no está en concurso. Es el caso más común y el que se desarrolla en esta página.
- Cliente en concurso (art. 80.Tres): basta con que se haya dictado el auto de declaración de concurso después del devengo. La rectificativa debe emitirse como tarde dos meses después de que termine el plazo que el auto concede a los acreedores para comunicar sus créditos. Una vez declarado el concurso, ya no puede usarse la vía del crédito incobrable para facturas anteriores al auto.
Requisitos para considerar incobrable una factura
El artículo 80.Cuatro exige que se cumplan a la vez:
- Plazo de espera: un año desde el devengo sin haber cobrado. Si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 €, puedes optar por seis meses o un año. En las operaciones a plazos o con precio aplazado, el plazo cuenta desde el vencimiento de cada cuota impagada.
- Reflejo en los libros registro: la factura debe estar anotada en el libro de facturas expedidas en tiempo y forma.
- Cliente empresario o profesional, o bien una base imponible de la operación superior a 50 €, IVA excluido.
- Reclamación del cobro mediante demanda judicial, requerimiento notarial o cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación al deudor. Un correo electrónico corriente no suele bastar; un burofax con certificación de contenido sí deja constancia de qué se reclamó y cuándo. Si el deudor es un ente público, la reclamación se sustituye por un certificado del propio ente que reconozca la deuda.
Créditos que no permiten la reducción
El artículo 80.Cinco excluye:
- Los créditos con garantía real, en la parte garantizada.
- Los afianzados por entidades de crédito o sociedades de garantía recíproca, o cubiertos por un seguro de crédito o caución, en la parte cubierta.
- Los créditos entre partes vinculadas.
- Los créditos con clientes no establecidos en el territorio de aplicación del IVA, Canarias, Ceuta o Melilla, salvo procedimientos de insolvencia europeos.
Si tienes un seguro de crédito que cubre el 80 % del riesgo, solo puedes reducir la base del 20 % restante.
Calendario de la rectificación
| Paso | Plazo |
|---|---|
| Esperar desde el devengo (o el vencimiento, si es a plazos) | 6 meses o 1 año |
| Reclamar fehacientemente | antes de rectificar |
| Emitir la factura rectificativa y enviarla al cliente | dentro de los 6 meses siguientes al fin del plazo de espera |
| Comunicar la rectificación a la AEAT | 1 mes desde la expedición de la rectificativa |
La comunicación se hace con el formulario de la sede electrónica de la AEAT, adjuntando la rectificativa y la prueba de la reclamación, como exige el artículo 24 del Reglamento del IVA. Debes poder acreditar también que la rectificativa llegó al cliente, porque para él tiene el efecto contrario: debe rectificar el IVA que dedujo y queda como deudor de Hacienda por esa cuota.
Ejemplo con fechas
Una SL con un volumen de operaciones inferior a 6 millones de euros factura el 15 de marzo un servicio de 8.000 € más 1.680 € de IVA, con vencimiento a 30 días. El cliente, una empresa, no paga.
- El 20 de julio le envía un burofax con certificación de contenido reclamando 9.680 €.
- El 15 de septiembre se cumplen seis meses desde el devengo. Desde ese día y hasta el 15 de marzo siguiente puede rectificar.
- El 10 de octubre emite y envía la rectificativa, que reduce la base en 8.000 € y la cuota en 1.680 €.
- Antes del 10 de noviembre presenta la comunicación en la sede electrónica.
- En el 303 del cuarto trimestre declara −8.000 € y −1.680 € en las casillas 14 y 15, modificación de bases y cuotas.
Los asientos, partiendo de que el crédito ya se había reclasificado a dudoso cobro:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 436 Clientes de dudoso cobro | 9.680,00 | |
| 430 Clientes | 9.680,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 1.680,00 | |
| 436 Clientes de dudoso cobro | 1.680,00 | |
| 694 Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales | 8.000,00 | |
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | 8.000,00 |
Si la insolvencia es definitiva, la pérdida se registra directamente en la cuenta 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables. En el Impuesto sobre Sociedades, el deterioro es deducible cuando han pasado seis meses desde el vencimiento de la obligación, entre otros supuestos (art. 13.1 de la Ley 27/2014). Las cuentas implicadas se explican en deterioros de valor en el plan contable y en clientes en el plan contable.
Qué pasa si después cobras
Una vez reducida la base, no se vuelve a modificar al alza aunque el cliente empresario acabe pagando, con dos excepciones que obligan a emitir una nueva rectificativa repercutiendo la cuota en el plazo de un mes:
- Desistir de la reclamación judicial.
- Llegar a un acuerdo de cobro con el deudor después del requerimiento notarial.
Si el cliente es un consumidor final, cada cobro posterior se entiende con el IVA incluido, en proporción a lo cobrado, y debe declararse.
Lo que conviene tener listo antes del plazo
La parte difícil no es el 303, sino llegar a tiempo con la reclamación hecha. Un control de vencidos que avise a los cinco meses de cada factura impagada permite enviar el requerimiento antes de agotar la vía amistosa por inercia. La gestión previa del impago se trata en recobro amistoso de impagados, las diferencias entre abono y rectificativa en nota de abono y factura rectificativa, y el efecto en la caja en morosidad y previsión de caja.
Con las facturas vencidas y sus fechas de reclamación en el mismo sistema que la contabilidad, el plazo de seis meses deja de depender de que alguien lo recuerde.