Un chiringuito, un hotel de costa, una estación de esquí o una empresa de piscinas ganan en pocos meses el dinero de todo el año. El resultado anual puede ser bueno y, aun así, la empresa puede quedarse sin caja en marzo. En los negocios estacionales la tesorería no se gestiona semana a semana, sino año a año: lo que entra en temporada alta tiene que cubrir los meses sin ingresos y la preparación de la siguiente temporada.
Partir de las temporadas anteriores
La mejor previsión se construye con los cobros y pagos reales de los dos o tres últimos años, mes a mes. Extrae de la contabilidad conciliada:
- cobros mensuales por canal (venta directa, tarjeta, agencias y plataformas, reservas anticipadas);
- pagos de personal, proveedores y gastos fijos por mes;
- impuestos pagados y en qué mes;
- saldo de caja a final de cada mes.
Con esos datos se ve la curva: en qué mes empieza a entrar dinero, cuándo se alcanza el máximo de caja y en qué mes se toca fondo. Ajusta después por lo que sabes del año que viene: reservas ya confirmadas, subidas de precios, cambios en la plantilla.
Ejemplo: un hotel de temporada
Un hotel de la costa abre de mayo a octubre. Su previsión mensual simplificada, en miles de euros:
| Mes | Cobros | Pagos | Saldo final |
|---|---|---|---|
| Enero | 5 | 22 | 63 |
| Febrero | 12 | 18 | 57 |
| Marzo | 20 | 31 | 46 |
| Abril | 35 | 52 | 29 |
| Mayo | 95 | 78 | 46 |
| Junio | 160 | 98 | 108 |
| Julio | 240 | 125 | 223 |
| Agosto | 260 | 135 | 348 |
| Septiembre | 150 | 108 | 390 |
| Octubre | 70 | 112 | 348 |
| Noviembre | 8 | 41 | 315 |
| Diciembre | 6 | 18 | 303 |
El saldo inicial de enero es de 80.000 €. El punto más bajo llega en abril, con 29.000 €, justo cuando hay que contratar, comprar y hacer el mantenimiento previo a la apertura. Octubre tiene pagos altos aunque la temporada termina: liquidaciones de personal, IVA del tercer trimestre y facturas de proveedores de agosto y septiembre.
El IVA de la temporada alta
El IVA cobrado en julio, agosto y septiembre se ingresa con el 303 del tercer trimestre, del 1 al 20 de octubre, cuando los cobros ya caen. En el ejemplo, ese pago es una de las razones de que octubre pague más de lo que cobra. Reserva el IVA cada mes de temporada en una cuenta aparte, como se explica en la previsión de impuestos en tesorería. Al revés, en los trimestres de preparación el IVA soportado puede superar al repercutido y el 303 sale a compensar, lo que no da caja inmediata.
Personal de temporada
Muchos negocios estacionales trabajan con contratos fijos discontinuos: los trabajadores se llaman cada temporada y no cobran mientras no hay actividad. Esto encaja bien con la caja, pero hay que prever:
- la liquidación de vacaciones no disfrutadas y de las pagas extra prorrateadas al final de cada periodo de actividad, según el convenio;
- la Seguridad Social de los meses de alta, que se paga al mes siguiente, de modo que la cuota de octubre sale en noviembre;
- la formación y las altas previas a la apertura.
El coste de cada mes de plantilla y su efecto en la nómina están en pagas extra en contabilidad.
Anticipos y reservas
Las reservas pagadas por adelantado son la mejor financiación de un negocio de temporada, porque llegan en los meses flojos. Ten en cuenta dos cosas:
- El cobro anticipado devenga IVA en el momento del cobro, aunque el servicio se preste meses después. Se emite factura de anticipo y el IVA se declara en el 303 del trimestre en que se cobra.
- Contablemente, el anticipo no es ingreso: se registra en la cuenta 438 Anticipos de clientes hasta que se presta el servicio. Lo detallamos en facturación de anticipos de clientes.
Si la política de cancelación permite devolver la reserva, no cuentes como seguro todo el importe cobrado.
Financiar el valle
Si el punto más bajo de la previsión queda por debajo del colchón de seguridad, hay que decidirlo con tiempo:
- Póliza de crédito estacional: se dispone entre febrero y mayo y se devuelve en verano. Negóciala en otoño, con las cuentas de la temporada recién cerradas y la caja alta, no en marzo con el saldo bajando.
- Retener caja de verano: la decisión más barata es no repartir dividendos ni amortizar deuda anticipadamente en septiembre si eso deja el saldo de abril por debajo del mínimo.
- Ajustar pagos fijos: pactar con el arrendador o con proveedores de servicios cuotas desiguales a lo largo del año, más altas en temporada.
El saldo mínimo operativo de un negocio estacional debe calcularse para el mes más bajo, no con la media anual.
Revisión durante la temporada
En temporada alta, revisa cada semana la caja real frente a la prevista; una semana de mal tiempo en agosto se nota en abril del año siguiente. Si la temporada va por debajo de lo previsto, ajusta ya las compras y la plantilla de septiembre y adelanta la negociación de la póliza.
Comparar cada mes con la misma época de años anteriores es mucho más fácil si la contabilidad conserva los cobros y pagos por meses y por canal.